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Stellenbeschreibung

Die Universität Heidelberg stellte ihr vorhandenes Campus-Management-System auf eine neue, webbasierte und integrierte Lösung (heiCO) um. Für die damit verbundene Durchführung des gesamtuniversitären Einführungsprojekts ist in der Stabsstelle heiCO zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Vollzeit befristet für zwei Jahre zu besetzen:

Assistenz heiCO Betriebsteam (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Übernahme von allgemeinen administrativen, organisatorischen und operativen Tätigkeiten zur Unterstützung der Projektleitung
• Kommunikation mit den Projektbeteiligten und weiteren Stakeholdern in allen administrativen Angelegenheiten
• Bewirtschaften der Projektmittel
• Betreuung von öffentlichen Ausschreibungen in Zusammenarbeit mit der universitären Beschaffungsstelle
• Erstellung interner und externer Berichte sowie entscheidungsreifer Vorlagen
• Eigenverantwortliche Terminüberwachung
• Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Projektbesprechungen und Veranstaltungen (Terminkoordination, Räumlichkeiten, Protokolle)

Ihr Profil:

• Projektmanagementkenntnisse sowie Kenntnisse der Geschäftsprozesse einer Universität/Hochschule
• Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Programmen (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
• Grundkenntnisse in SAP und Sharepoint sind wünschenswert
• Erfahrung in der Mittelverwaltung und im Beschaffungswesen
• Analytisches Denkvermögen sowie proaktive, lösungsorientierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Organisationsgeschick und Flexibilität
• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Bereitschaft, eigenständig und im Team mit überdurchschnittlichem Engagement Projektverantwortung zu übernehmen

Wir bieten:

• Ein sehr anspruchsvolles, vielseitiges Aufgabenspektrum innerhalb eines Teams aus hoch motivierten und qualifizierten Mitarbeiter*innen
• Ein gut vernetztes Arbeitsumfeld, das spannende Einblicke in viele Bereiche der Universität ermöglicht
• Flexible Arbeitsbedingungen
• Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung zur Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung
• Unterstützung der Mobilität unserer Mitarbeiter*innen durch ein bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a TV-L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
Die Möglichkeit der unbefristeten Übernahme ins heiCO Betriebs- und Entwicklungsteam wird angestrebt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 21.07.2024 in einer PDF-Datei per E-Mail an projekt-campus-management@uni-heidelberg.de senden. Für Rückfragen steht Ihnen die Projektleiterin Frau Jessica Rink per E-Mail an jessica.rink@uni-heidelberg.de gerne zur Verfügung.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.