Stellendetails zu: Kaufmann*frau Büromanagement für das Büro der Vizepräsident*innen (Teilzeit 75 %)
Kaufmann*frau Büromanagement für das Büro der Vizepräsident*innen (Teilzeit 75 %)
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Stellenbeschreibung
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation
Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Institute zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit für 29,25 Stunden pro Woche eine*n
Kaufmann*frau Büromanagement
für das Büro der Vizepräsident*innen (Teilzeit 75 %)
Kennziffer 34/25
In dieser Funktion unterstützen Sie die Vizepräsidentinnen und deren Referentinnen bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Aufgaben gemeinsam mit zwei weiteren Kolleg*innen im Bereich Sachbearbeitung und Teamassistenz und übernehmen dabei alle Aufgaben, die zu einem modernen Büromanagement gehören.
Ihre Aufgaben werden sein
- Sie sind auf administrativer Ebene verantwortlich für die Durchführung von internationalen wissenschaftlichen Begutachtungen und sind in Abstimmung mit den Referent*innen für die Betreuung und Koordination von Programmen zuständig.
- Sie koordinieren und betreuen das Max‑Planck-Fellow-Programm in Zusammenarbeit mit den involvierten Fachabteilungen und in Abstimmung mit den zuständigen Vizepräsidentinnen; Sie sind verantwortlich für die jährliche Ausschreibung und das Monitoring der Begutachtung der eingegangenen Anträge. Sie sind zuständig für die Verlängerungsanträge sowie Ansprechpartnerin für allgemeine Anfragen zum Programm.
- Sie bereiten Besprechungen, Tagungen, Kommissionssitzungen und Veranstaltungen der Vizepräsidentinnen organisatorisch vor und erarbeiten in Abstimmung mit den Referentinnen auch redaktionelle Beiträge.
- Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungsergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit des VP‑Büros.
- Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der (digitalen) Büro- und Prozessabläufe im VP‑Büro gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
- Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
- Sie sind mitverantwortlich für die Terminkoordination und die Reiseplanung von Vizepräsidentinnen, Referentinnen und von den VPs bestellten Expert*innen.
Was Sie mitbringen
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*frau Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld oder im Bildungsbereich ist wünschenswert, gerne aber auch als Einstiegsposition nach Ausbildungsabschluss
- Sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse
- Organisatorische Stärken und kommunikative Kompetenzen
- Selbstständigkeit und Fähigkeit zum Priorisieren
- Diskretion
- Sehr gute Deutsch‑ als auch sehr gute Englischkenntnisse (B1‑ bis B2‑Niveau)
Das bieten wir Ihnen
Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
- Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
- Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 34/25).
Bewerbungsfrist: 30. März 2025
MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht
Arbeitsorte
Unternehmensdarstellung: MPG GV Personalverw.
MPG GV Personalverw.
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Die Generalverwaltung führt die laufenden Geschäfte der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V (MPG). Ihr Hauptsitz befindet sich im Max-Planck-Haus am Hofgarten in München. Im gleichen Gebäude sind auch die Büros des Präsidenten und der Vizepräsidenten untergebracht. Die Generalsekretärin leitet die Generalverwaltung.
Die rund 650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Generalverwaltung beraten und unterstützen die Organe sowie Forschungseinrichtungen und -institute der Max-Planck-Gesellschaft (MPG). Sie ebnen den Weg, Entscheidungen zu treffen und umzusetzen, sichern geeignete Rahmenbedingungen für die Entwicklung der Institute und helfen diesen, ihre Verwaltungsaufgaben zu erfüllen.
Kurzum: Mit ihrer Arbeit schafft die Generalverwaltung Freiräume, in denen die Max-Planck-Institute exzellente Forschung betreiben. Und sie koordiniert die Umsetzung der Anforderungen, die Bund und Länder als Hauptgeldgeber an die MPG stellen. Daher ist sie wichtiges Bindeglied zwischen Forschung und Zuwendungsgebern und so fester Teil des Erfolgs der MPG. Der Jahresetat der Max-Planck-Gesellschaft liegt bei rund 1,8 Milliarden Euro – damit sind Gestaltungsmöglichkeiten und zugleich eine große Verantwortung gegenüber der Öffentlichkeit verknüpft.
Die Aufsicht über die Generalverwaltung führt der Verwaltungsrat der MPG durch den Präsidenten.
Vorteile für Mitarbeitende
Die abgebildeten Vorteile für Mitarbeitende können je nach Abteilung und Position variieren.
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