Stellenangebot: Office Manager / Administrative Assistenz (m/w/d) – Berlin - Marienfelde bei ACS Services GmbH

Über uns

Die ACS Services GmbH ist ein moderner Personaldienstleister mit Fokus auf kaufmännische, technische und administrative Fachbereiche. Wir bringen qualifizierte Fachkräfte mit namhaften Unternehmen zusammen und bieten langfristige Karriereperspektiven durch persönliche Betreuung und ein starkes Netzwerk.

Für einen unserer Kunden suchen wir einen engagierten Office Manager / Administrative Assistenz (m/w/d) am Standort Berlin.

Ihre Aufgaben

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
• Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungen und Management-Themen

Administrative Aufgaben & Organisation

• Betreuung und Koordination verschiedener interner Schnittstellen
• Unterstützung in den Bereichen People Operations, Benefits und Fuhrparkmanagement
• Verwaltung von Zutrittsberechtigungen und administrativen Freigaben
• Erstellung allgemeiner Bescheinigungen und Dokumentationen
• Unterstützung beim Onboarding- und Offboarding-Prozess

Zeitwirtschaft & Personaladministration

• Vorbereitung und Nachbereitung von Mehrarbeits- und Plusstundenabrechnungen
• Koordination von Mehrarbeitsanträgen
• Stellvertretende Betreuung der Zeiterfassung
• Organisation und Nachverfolgung vorgeschriebener Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen

Reporting & Auswertungen

• Erstellung und Pflege von HR- und Finance-Reports
• Aufbereitung von Kennzahlen, Statistiken und Auswertungen
• Unterstützung bei administrativen Monatsabschlüssen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B.:
  • Kaufmann/-frau für Büromanagement
  • Industriekaufmann/-frau
  • oder vergleichbare Qualifikation
• Alternativ Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder vergleichbar
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Erfahrung im Umgang mit Führungskräften von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere:
  • Excel
  • Outlook
  • PowerPoint
• Gute Kenntnisse administrativer Prozesse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Stärken

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
• Hands-on-Mentalität und ausgeprägte Problemlösungskompetenz
• Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

• Attraktive Vergütung gemäß Tarif
• Moderne Arbeitsumgebung in Berlin
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielen Schnittstellen im Unternehmen
• Mitarbeit in spannenden Projekten und Sonderthemen
• Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
• Individuelle Weiterentwicklungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten

Ihre Chance

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und möchten Verantwortung in einem modernen Unternehmensumfeld übernehmen?

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