Ja, das ist möglich. Sie müssen Ihrem externen Lohnbüro vorab eine schriftliche Vollmacht erteilen, damit es anfallende Aufgaben rund um das Kurzarbeitergeld für Sie erledigen kann. Ihre Agentur für Arbeit nimmt mit dem Lohnbüro Kontakt auf.

Ihre zuständige Agentur für Arbeit entscheidet, wo die Prüfung stattfindet und nimmt Kontakt zu Ihnen oder Ihrer Vertreterin beziehungsweise Ihrem Vertreter auf. Sie können für die Prüfung eine Ansprechpartnerin oder einen Ansprechpartner in Ihrem Betrieb benennen oder auch ein externes Lohnbüro schriftlich bevollmächtigen.

Alle Arbeitsausfälle werden nach Abschluss der Kurzarbeitsperiode überprüft.

Konjunkturelle Arbeitsausfälle:

Durch eine gesetzliche Neuregelung mit Wirkung zum 1. Januar 2023 (Paragraph 421c SGB III) ist es möglich, dass für die Monate März 2020 bis Juni 2022 auf eine Abschlussprüfung verzichtet werden kann, wenn die Auszahlungssumme für den Arbeitsausfall höchstens 10.000,00 Euro (= Summe Kurzarbeitergeld und Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge) beträgt.

Liegen in einem Betrieb mehrere Arbeitsausfälle vor, zum Beispiel, weil in verschiedenen Betriebsabteilungen Kurzarbeit erforderlich war, wird jeder Arbeitsausfall für sich betrachtet. Es kann daher vorkommen, dass ein Arbeitsausfall im Betrieb geprüft wird, ein anderer Arbeitsausfall im selben Betrieb dagegen nicht.

Sie können Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater für einen bestimmten Zeitraum oder unbefristet bevollmächtigen. Sie oder er kann dann zum Beispiel die Kurzarbeit für Ihren Betrieb anzeigen, Kurzarbeitergeld für Ihre Beschäftigten beantragen oder maßgebliche Erklärungen abgeben beziehungsweise Auskünfte geben.

Sie können eine Vollmacht formlos erteilen. Sie muss jedoch folgende Angaben enthalten:

• Vor- und Nachname, gegebenenfalls Firmenbezeichnung der Bevollmächtigten (Steuerberatungsgesellschaft)
• Vor- und Nachname und Firmennamen einer berechtigten Vertreterin oder eines berechtigen Vertreters der Arbeitgeberin oder des Arbeitgebers
• gegebenenfalls Firmenstempel und eigenhändige Unterschrift mit Ort und Datum

Haben Sie zu wenig Kurzarbeitergeld erhalten, wird Ihre Agentur mit Ihnen Kontakt aufnehmen und Ihnen den zustehenden Betrag im Rahmen eines Korrekturantrages nachzahlen. Haben Sie zu viel Kurzarbeitergeld bekommen, wird die Agentur den Betrag von Ihnen zurückfordern. Dies gilt unabhängig von der Höhe des Betrages.

In beiden Fällen erhalten Sie von Ihrer Agentur für Arbeit eine schriftliche Information (Fachbegriff: Bescheid). 

Müssen Sie Kurzarbeitergeld zurückzahlen, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen Zahlungserleichterungen erhalten.  Sie können die Forderung dann beispielsweise später begleichen. Hierzu nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Inkasso-Service der Bundesagentur für Arbeit auf: Inkasso-Kug@arbeitsagentur.de

Wenn Sie die Voraussetzungen für das Kurzarbeitergeld nicht nachweisen, müssen Sie die erhaltenen Beträge und die erstatteten Sozialversicherungsbeiträge vollständig zurückzahlen.

Sie können die Arbeitszeiten in Ihrem Betrieb entweder schriftlich oder in digitaler Form aufzeichnen. Dabei müssen Sie alle Arbeits- und Ausfalltage sowie die jeweilige Arbeitszeit auflisten. Eine Liste, in der Sie nur die ausgefallenen Tage angeben, ist nicht ausreichend.

Auch wenn Sie mit Ihren Beschäftigten eine Vertrauensarbeitszeit vereinbart haben, müssen Sie einen Arbeitszeitnachweis vorlegen.

Weitere Hinweise dazu finden Sie auf der Seite Informationen für Unternehmen zum Kurzarbeitergeld bei der Antwort auf die Frage Müssen während der Kurzarbeit Nachweise über die Arbeitszeiten geführt werden?.