Die Digitalisierung der Arbeitswelt bietet Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern viele Möglichkeiten, um Zeit und Kosten zu sparen. Auch das Verfahren BEA (= Bescheinigungen elektronisch annehmen), bei dem Arbeitsbescheinigungen rein digital übermittelt werden, erleichtert Unternehmen den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit (BA).
Den BEA-Service gibt es zwar bereits seit 2014, aber ab Januar 2023 ist die Nutzung des digitalen Verfahrens gesetzlich verpflichtend. Die Abgabe der Bescheinigungen kann nur noch auf elektronischem Wege erfolgen, eine Abgabe in Papierform ist nicht mehr möglich.
Diese Pflicht besteht für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Die Daten für die Arbeitsbescheinigung müssen aber nur dann übermittelt werden, wenn Beschäftigte oder die BA es verlangen. Durch die Übermittlung und Nutzung dieser bereits digitalisierten Daten kann die Bearbeitung eines Antrages auf Arbeitslosengeld und somit die Leistungsgewährung an Arbeitslose schneller erfolgen. Für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden, können die Bescheinigungen noch in Papierform oder maschineller Form eingereicht werden. Das gilt auch für zu bescheinigende Nebeneinkommen für 2022.
Ab dem 1. Januar 2023 können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht mehr wie bisher der elektronischen Datenübermittlung widersprechen. Betriebe müssen daher Beschäftigte auch nicht mehr über die elektronische Übermittlung ihrer Daten informieren.