Die Digitalisierung der Arbeitswelt betrifft fast alle Branchen – einige mehr, andere weniger, aber doch sind alle damit konfrontiert. So auch in der Bundesagentur für Arbeit.
„Digitalisierung ist in der BA schon lange ein Thema – bereits 2012 haben wir bundesweit die eAkte eingeführt und damit Papierakten endgültig aus unserem Arbeitsalltag verbannt“, erinnert sich Frauke Schwietert, Leiterin der Herforder Arbeitsagentur. Die eAkte ist ein elektronisches Aktensystem, welches die traditionellen Papierakten ersetzt. Die Bundesagentur war 2012 mit der Einführung Vorreiter – und die effizientere und kostengünstigere Arbeit mit dem System hat dabei geholfen, so einige Herausforderungen zu bewältigen.
„Ohne die eAkte wäre der flexible, nicht ortsgebundene Einsatz von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in der Bearbeitung der Kurzarbeitergeldanzeigen während der Corona-Krise schlicht nicht möglich gewesen. Wir haben 2020 sehr schnell sehr viele Mitarbeiter für diesen Fachbereich mobilisiert, um die zeitnahe Auszahlung zu gewährleisten. Zeitweise haben Kollegen hier aus Ostwestfalen-Lippe im ganzen Bundesgebiet unterstützt, und andersherum Unterstützung erfahren, damit dort vorhandene Engpässe auch bewältigt werden konnten. Darüber hinaus konnten viele Mitarbeitenden in der Pandemie ihre Tätigkeit aus dem Homeoffice heraus erledigen.“, berichtet Schwietert.
Nicht nur die eAkte zeigt, dass Digitalisierung viele Vorteile mit sich bringen kann: Die Bundesagentur führte nach der eAkte auch die eServices ein – und damit zeigten sich die Digitalisierungsprozesse erstmals auch nach außen für die Kundinnen und Kunden der Behörde. Diese eServices wurden kontinuierlich erweitert – zunächst war die Online-Arbeitssuchendmeldung möglich. Man musste fortan nicht mehr persönlich bei der Agentur erscheinen, um zum Beispiel bei Auslaufen eines befristeten Arbeitsvertrags eine drohende Arbeitslosigkeit anzuzeigen. Auch die Online-Arbeitslosmeldung ist mit dem digitalen Personalausweis kein Problem. „2021 haben wir die BA Mobil App eingeführt, die alle Funktionen der eServices dann auch Mobil bietet“, weiß Schwietert. In der App können zusätzlich Nachrichten an den zuständigen Vermittler geschrieben werden, und Termine können direkt in den Kalender des Smartphones importiert werden Aber auch bei uns hat die Corona-Krise die Digitalisierungsprozesse deutlich beschleunigt. So haben alle Vermittlungs- und Beratungsfachkräfte die technische Ausstattung, um Videoberatung flexibel und ortunabhängig durchführen.
Und vor einigen Wochen wurde wiederum eine weitere Funktion eingeführt: Die Online-Terminvergabe. „Damit ist es jetzt möglich, sich für die Arbeitslosmeldung oder andere Angelegenheiten in der Eingangszone einen festen Termin zu holen und somit eventuelle Wartezeiten zu vermeiden“, betont Frauke Schwietert.
Zusammenfassend bilanziert sie: „In den letzten 10 Jahren hat sich in unserer täglichen Arbeit intern, wie extern einiges getan. “ Man sei – wie auch viele Unternehmen in der freien Wirtschaft – noch lange nicht am Ende der Fahnenstange angekommen. „Die Bundesagentur wird sich auch in den nächsten zehn Jahren digital weiterentwickeln um für die Kundinnen und Kunden und auch für interne Arbeitsprozesse neue Lösungen zu finden, die uns weiterbringen.“