Ab dem 01. Januar 2023 müssen Arbeitsbescheinigungen, EU-Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkommensbescheinigungen in digitaler Form an die Agentur für Arbeit Köln übermittelt werden; eine Übermittlung in Papierform ist ab dem 01. Januar 2023 nicht mehr möglich. Die Pflicht, Bescheinigungen nur noch online zu übermitteln gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe und Branche.
Kartenlesegeräte und Signaturkarten sind für die Übermittlung nicht erforderlich. Es entstehen daher keine Zusatzkosten. Erforderlich ist lediglich ein Lohnabrechnungsprogramm mit entsprechender Übermittlungsfunktion. Alternativ kann die Webseite der Sozialversicherung itsg.de und das sv.net genutzt werden.
Für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 enden, können die Bescheinigungen noch in Papierform oder maschineller Form eingereicht werden. Dies gilt auch für zu bescheinigende Nebeneinkommen für 2022.
Das Verfahren „BEA: Bescheinigungen elektronisch annehmen“ wird bereits seit 2014 auf freiwilliger Basis genutzt und wurde seither kontinuierlich weiterentwickelt. Es ist bei Unternehmen in Deutschland mittlerweile gut etabliert. Bei Fragen steht eine kostenlose Rufnummer 0800 4 5555 27 zur Verfügung. Informationen gibt es außerdem auf der BEA-Portalseite auf arbeitsagentur.de.