Die Arbeitsmarktzulassung ist ein Teil des Visumsprozesses, den Personen aus Drittstaaten durchlaufen müssen, wenn sie in Deutschland arbeiten möchten. Die BA entscheidet über ihre Zulassung zum Arbeitsmarkt. Dazu wird sie im Regelverfahren von den Visastellen oder den Ausländerbehörden eingeschalten. In bestimmten Fällen kann die BA aber bereits vorab prüfen - also bevor eine Person ein Visum beantragt, ob die Voraussetzungen für eine Beschäftigung in Deutschland erfüllt sind. Diese Prüfung beantragt die künftige Arbeitgeberin bzw. der künftige Arbeitgeber. Wenn alle Voraussetzungen vorliegen, erteilt die BA eine sogenannte Vorabzustimmung.
Bisher versandten Arbeitgeber die Vorabstimmung per Post an die Person, die sie einstellen möchten. Auf dem Postweg in das Herkunftsland der ausländischen Fachkraft ging aber nicht nur oftmals das Original verloren. Der postalische Versand dauert manchmal auch mehrere Wochen.
Auch hat die Zahl der Arbeitsmarktzulassungen in den vergangenen Jahren zugenommen. So wurden mehr Zustimmungen für Menschen im Kontext von Flucht und Asyl erteilt. Aber auch andere Zugangswege, wie die Aufnahme einer Ausbildung in Deutschland oder die Regelungen im Rahmen der sogenannten Westbalkanregelung, haben die Zustimmungen und damit den administrativen Aufwand für die BA steigen lassen. Um diese Herausforderungen zu stemmen, braucht es einen behördenübergreifenden Digitalisierungsschub.
Der neue eService der elektronischen Arbeitsmarktzulassung verspricht nun Abhilfe.
Vanessa Ahuja, Vorständin Leistungen und Internationales der BA: „Mit den Arbeitsmarktzulassungen unterstützen wir die Fachkräfteeinwanderung und schützen zugleich die Standards am deutschen Arbeitsmarkt, indem wir Gehälter und Arbeitsbedingungen prüfen. Jährlich entscheiden wir über rund 450.000 Arbeitsmarktzulassungen. Der neue eService ist auch unser Beitrag dazu, den digitalen behördlichen Datenaustausch noch weiter voranzutreiben. Dadurch tragen wir entscheidend zur weiteren Entbürokratisierung der Visaverfahren bei.“
Stefan Latuski, CIO der BA: „Mit dem neu gestalteten digitalen Service und der dazu gehörigen Bearbeitungssoftware geht die BA einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung. Nur wenn alle beteiligten Partner und Behörden – ob Ausländerbehörden, Visastellen, Ausländerzentralregister und die BA – an einem Strang ziehen, kann ein sicherer und vor allem, schneller Datenaustausch gelingen. Hier wollen wir aber nicht Halt machen: Es gibt noch viele weitere Prozesse und Abstimmungsverfahren, die sich digital gestalten lassen. Nur durch eine gemeinsame Kraftanstrengung, den Willen aller Beteiligten und das Mitwirken des Gesetzgebers schaffen wir weitere Schritte in Richtung papierlose behördenübergreifende Zusammenarbeit.“
Bis einschließlich Juni 2024 versendet die BA die Vorabzustimmung noch postalisch an den Arbeitgeber. Ab Juli 2024 steht das Dokument dann nur noch, sofern es die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber wünscht, über ihr bzw. sein BA-Konto online zur Verfügung. Aber auch bei der postalischen Vorabzustimmung reicht es jetzt schon aus, dass die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber hiervon eine Kopie erhält und beispielsweise per Mail versendet.
So funktioniert der eService der elektronischen Arbeitsmarktzulassung:
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können sich über ihren Account im Onlineportal der BA einloggen und unter dem Punkt „Vorabzustimmung“ die erforderlichen Angaben hinterlegen. Einige Daten, v.a. die zum Unternehmen, sind bei der Datenabfrage bereits vorbelegt. Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber muss nur noch die Daten zur Person der Arbeits- oder Fachkraft und zum Beschäftigungsverhältnis eintragen. Sollte er mehrere Personen für dieselbe Tätigkeit einstellen wollen, kann er die Daten zur Beschäftigung für weitere Anträge übernehmen, ohne erneut einen neuen Antrag ausfüllen zu müssen.
Nachdem alle Angaben geprüft und die Zustimmung durch die BA erteilt wurden, wandern die Daten automatisch ans Ausländerzentralregister. Gleichzeitig wird der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber die Vorabzustimmung in seinem Online-Account zum Download zur Verfügung gestellt.
Arbeitgeber können die Vorabzustimmung künftig einfach z. B. per E-Mail an die jeweilige Arbeits- oder Fachkraft im Ausland schicken, die mit der digitalen Kopie zur Visumsstelle geht. Das Original wird nicht mehr benötigt. Letztere vergleicht dann die Angaben in der Kopie mit den Eintragungen im Ausländerzentralregister.
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