Seit Anfang 2023 müssen Arbeitgeber das Verfahren „Bescheinigungen elektronisch annehmen“ (BEA) verpflichtend nutzen. BEA ermöglicht die digitale Übermittlung von Bescheinigungen und erleichtert Unternehmen den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit. Die Abgabe der Bescheinigungen erfolgt seither ausschließlich auf elektronischem Weg, d. h. eine Abgabe in Papierform ist grundsätzlich nicht mehr möglich. Dadurch lassen sich Kosten für Erstellung, Druck und Versand sowie Zeit sparen, weil mit weniger Nachfragen durch die BA zu rechnen ist.
Grundlage für die verpflichtende Nutzung des digitalen Verfahrens ist das 7. SGB IV Änderungsgesetz. Das früher geltende Widerspruchsrecht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung ist entfallen. Die Beschäftigten erhalten einen Nachweis der übermittelten Daten von der Bundesagentur für Arbeit, eine Informationspflicht für Arbeitgeber besteht nicht mehr.
Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen gilt für alle Arbeitsverhältnisse (Versicherungspflichtverhältnisse und Nebenerwerbstätigkeiten), die beendet werden, unabhängig von Größe oder Branche der Unternehmen. Unternehmen sollten die Daten für die Arbeitsbescheinigung nur dann übermitteln, wenn der Arbeitnehmende oder die BA es verlangt.
Arbeitgeber können mit dem BEA-Service
- die Arbeitsbescheinigung,
- die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) sowie
- die Nebeneinkommensbescheinigung
digital an die BA übermitteln.
Wird die Arbeitsbescheinigung trotz Aufforderung nicht oder nicht rechtzeitig mittels BEA zugeleitet, handelt es sich hierbei um den Tatbestand einer Ordnungswidrigkeit gem. § 404 Abs 2 Nr. 19 SGB III. Diese kann ein Bußgeld nach sich ziehen.
Die elektronische Abgabe kann über viele Lohnabrechnungsprogramme erfolgen. Alternativ kann auch die kostenlose online-Anwendung https://standard.gkvnet-ag.de/svnet/ genutzt werden.
Bei Rückfragen zur Lohnabrechnungssoftware empfiehlt es sich, den jeweiligen Hersteller zu kontaktieren. Rückfragen zu sv.net beantwortet der Support von sv.net.
Gibt es darüber hinaus Fragen, hilft die BEA-Hotline unter der kostenlosen Rufnummer 0800 4 5555 27 weiter. Informationen gibt es außerdem auf der BEA-Portalseite auf arbeitsagentur.de.