Digitaler Datenaustausch für Arbeitgeber

Das Verfahren BEA (= Bescheinigungen elektronisch annehmen) ermöglicht seit 2014 die digitale Übermittlung von Bescheinigungen und erleichtert Unternehmen den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit. Ab Anfang 2023 müssen Arbeitgeber dieses elektronische Verfahren verpflichtend nutzen.  

Was ändert sich zum 1. Januar 2023?     
Die Abgabe der Bescheinigungen muss nun auf elektronischem Wege erfolgen, eine Abgabe in Papierform ist dann grundsätzlich nicht mehr möglich. Die Nutzung des digitalen Verfahrens ist aufgrund einer Gesetzesänderung ab Januar 2023 verpflichtend.

Welche Bescheinigungen werden über das Verfahren BEA eingereicht?     
Arbeitgeber können mit dem BEA-Service die Arbeitsbescheinigung, die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) sowie die Nebeneinkommensbescheinigung digital an die BA übermitteln.

Was passiert mit dem Widerspruchsrecht von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gegen die elektronische Datenübermittlung?          
Ab dem 1. Januar 2023 entfallen das bis dahin geltende Widerspruchsrecht der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung. Es entfällt auch die Informationspflicht für Arbeitgeber.   

Muss ich als Arbeitgeber meiner Arbeitnehmerin bzw. meinem Arbeitnehmer diese Bescheinigung aushändigen?          
Nein, die Beschäftigten erhalten einen Nachweis der übermittelten Daten von der Bundesagentur für Arbeit.  

Auf welche Weise kann die elektronische Abgabe erfolgen?  
Viele Lohnabrechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion an. Alternativ kann auch die kostenlose online-Anwendung sv.net genutzt werden.       

Was kann ich tun, wenn ich keine Lohnabrechnungssoftware nutze oder meine Software das Verfahren nicht unterstützt?         
In diesem Falle empfiehlt es sich, die elektronische Ausfüllhilfe auf sv.net zu nutzen, da die Übermittlung über das BEA-Verfahren verpflichtend ist.   

Ich möchte für das BEA-Verfahren sv.net nutzen. Brauche ich dafür die kostenpflichtige Comfort-Version?       
Die Abgabe der Arbeitsbescheinigungen im Rahmen von BEA ist mit der kostenlosen Standard-Version von sv.net möglich.          

Kann ich die Bescheinigungen weiterhin in Papierform einreichen? 
Ab dem 1. Januar 2023 ist ausschließlich die digitale Übermittlung möglich. Dadurch lassen sich Kosten für Erstellung, Druck und Versand sowie Zeit sparen, weil mit weniger Nachfragen durch die BA zu rechnen ist. Für Arbeitsverhältnisse (Versicherungspflichtverhältnisse und Nebenerwerbstätigkeiten), die bis zum 31. Dezember 2022 beendet wurden, bleibt die Möglichkeit zur Abgabe in Papierform bestehen.

Gilt die Pflicht zur elektronischen Abgabe der Bescheinigungen für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche? 
Ja, die Pflicht gilt für alle Arbeitsverhältnisse (Versicherungspflichtverhältnisse und Nebenerwerbstätigkeiten), die ab dem 1. Januar 2023 beendet werden. Auch eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen.   

Was passiert, wenn versehentlich inhaltliche Fehler bei der Bescheinigung unterlaufen oder sich nachträglich etwas ändert?           
Der Datensatz kann unkompliziert neu ausgefüllt werden und wieder an die BA geschickt werden.  Die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer erhält dann eine Änderungsmitteilung.

Bei Rückfragen zur Lohnabrechnungssoftware empfiehlt es sich, den jeweiligen Hersteller zu kontaktieren. Rückfragen zu sv.net beantwortet der Support von sv.net.

Gibt es darüber hinaus Fragen, hilft die BEA-Hotline unter der kostenlosen Rufnummer 0800 4 5555 27 weiter. Informationen gibt es außerdem auf der BEA-Portalseite auf arbeitsagentur.de.