Bisher haben Betriebe die Vorabzustimmung per Post an die Person im Ausland versendet, die sie einstellen möchten. Das dauert manchmal mehrere Wochen oder das Original geht verloren. Auch hat die Zahl der Arbeitsmarktzulassungen in den vergangenen Jahren zugenommen. So wurden mehr Zustimmungen für Menschen im Kontext von Flucht und Asyl erteilt. Aber auch andere Zugangswege, wie die Aufnahme einer Ausbildung in Deutschland oder die Regelungen im Rahmen der sogenannten Westbalkanregelung, haben die Zustimmungen und damit den administrativen Aufwand für die BA steigen lassen. Um diese Herausforderungen zu stemmen, braucht es einen behördenübergreifenden Digitalisierungsschub. Bis einschließlich Juni hat die BA die Vorabzustimmung noch postalisch an die Unternehmen versendet. Seit Juli steht das Dokument dann nur noch, sofern es der Betrieb wünscht, über sein BA-Konto online zur Verfügung. Aber auch bei der postalischen Vorabzustimmung reicht es aus, dass das Unternehmen hiervon eine Kopie erhält und beispielsweise per Mail versendet.
Tina Heliosch, Chefin der Agentur für Arbeit Vechta, sieht im neuen eService der elektronischen Arbeitsmarktzulassung einen weiteren Fortschritt in Richtung digitaler Services und Entbürokratisierung. „Der elektronische Datenaustausch entlastet die Unternehmen, die aufgrund des Fachkräftebedarfes Arbeitskräfte aus dem Ausland dringend benötigen. Gleichzeitig wird der Prozess für die beteiligten Partnerinstitutionen und Behörden schneller. Auch die Arbeitskräfte im Ausland profitieren, weil sie künftig schneller und unkomplizierter ihre Unterlagen erhalten. Die elektronische Arbeitsmarktzulassung ist ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Bürokratieabbau.“
Hintergrund:
Fach- und Arbeitskräfte aus dem Ausland, die in Deutschland arbeiten wollen und nicht der Freizügigkeit unterliegen, brauchen eine Arbeitsmarktzulassung. Als Teil des Visumsprozesses schalten Visastellen oder Ausländerbehörden dazu die Bundesagentur für Arbeit (BA) ein. In bestimmten Fällen kann die BA aber bereits vorab prüfen - also bevor eine Person ein Visum beantragt, ob die Voraussetzungen für eine Beschäftigung in Deutschland erfüllt sind. Diese Prüfung beantragt die künftige Arbeitgeberin bzw. der künftige Arbeitgeber. Wenn alle Voraussetzungen vorliegen, erteilt die BA eine sogenannte Vorabzustimmung. Ab Juli ist dies elektronisch möglich.
So funktioniert der eService der elektronischen Arbeitsmarktzulassung: Unternehmen können sich über ihren Account im Onlineportal der BA einloggen und unter dem Punkt „Vorabzustimmung“ die erforderlichen Angaben hinterlegen. Einige Daten, v.a. die zum Unternehmen, sind bei der Datenabfrage bereits vorbelegt. Der Betrieb muss nur noch die Daten zur Person der Arbeits- oder Fachkraft und zum Beschäftigungsverhältnis eintragen. Sollte er mehrere Personen für dieselbe Tätigkeit einstellen wollen, kann er die Daten zur Beschäftigung für weitere Anträge übernehmen, ohne erneut einen neuen Antrag ausfüllen zu müssen. Nachdem alle Angaben geprüft und die Zustimmung durch die BA erteilt wurden, wandern die Daten automatisch ans Ausländerzentralregister. Gleichzeitig wird der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber die Vorabzustimmung in seinem Online-Account zum Download zur Verfügung gestellt. Unternehmen können die Vorabzustimmung künftig einfach z. B. per E-Mail an die jeweilige Arbeits- oder Fachkraft im Ausland schicken, die mit der digitalen Kopie zur Visumsstelle geht. Das Original wird nicht mehr benötigt. Letztere vergleicht dann die Angaben in der Kopie mit den Eintragungen im Ausländerzentralregister. Weitere Informationen zum digitalen Service finden sich unter: https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/arbeitskraefte/fachkraefte-ausland/vorabzustimmung-fuer-auslaendische-beschaeftigte