Die besten Outlook-Alternativen

An Microsoft Outlook kommt kaum ein Unternehmen vorbei. Der digitale Organizer ist der verbreitetste Standard, um Mails zu schreiben, zu verwalten und zu archivieren. Und auch Termine und Aufgaben lassen sich mit seiner Hilfe gut synchronisieren. Aber es gibt leistungsstarke und zum Teil kostenlose Alternativen zum Primus.

Wer in seinem Unternehmen Microsoft Office einsetzt, bekommt im Paket auch Outlook als Mailprogramm. Viele Software-Entwickler binden den Mail-Client in ihre Unternehmenslösungen ein, damit Termine ausgetauscht, Aufgaben organisiert und vor allen Dingen E-Mails verschickt, gesammelt, gespeichert und sortiert werden können.

Zwar bietet der Marktführer aus Redmond, Washington, in seiner aktuellen Windows-Version zusammen mit dem Betriebssystem eine abgespeckte Version unter dem Namen Windows Mail kostenfrei an, doch lassen sich Kalender und Kontakte dabei nicht integrieren.

Deshalb setzen viele Business-Anwender weiter auf Outlook im MS-Office-Paket. Doch das hat seinen Preis: 279 Euro kostet die günstigste Business-Version pro Rechner. Für die neue Version MS Office 2019 hat das Unternehmen zumindest für den US-Markt bereits eine zehnprozentige Preiserhöhung angekündigt.

Und wer die Software in ihrer jeweils neuesten Version als Office 365 abonnieren möchte, zahlt als Unternehmen im Jahr mindestens 105,60 Euro pro Nutzer. Für alle, die beim Service Abstriche machen können oder ihre Software extern entwickeln und pflegen lassen, gibt es preiswertere Alternativen. Wir stellen die besten E-Mail-Clients vor.

Mozilla Thunderbird

Vor allem als Anbieter des Firefox hat sich die Non-Profit-Organisation Mozilla in den vergangenen Jahren einen Namen gemacht: Der Browser hatte in Deutschland lange einen Marktanteil von weit über 50 Prozent und liegt auch heute noch deutlich vor den Microsoft-Produkten Internet Explorer und Edge. Der Anbieter aus Mountain View im Silicon Valley bietet seit 2007 aber auch einen eigenen Mail-Client an, der nach Outlook die Nummer zwei am Markt ist.

Seine beiden größten Vorteile: Er ist kostenlos und basiert auf einem Open Source Code, weshalb er ständig weiterentwickelt und erweitert wird. So ist das Modul Lightning mittlerweile in der Standardinstallation enthalten und bringt so eine Kalenderfunktion mit ins Programm. Termine und Aufgaben werden so übersichtlich in Tages-, Wochen- oder Monatsansichten angezeigt.

Andere Add-ons integrieren das Adressbuch in die Übersicht, sorgen für eine sichere OpenPGP-Verschlüsselung oder befreien das Mailarchiv von Dubletten. Thunderbird ist für Windows, Linux und macOS verfügbar. Wer viel unterwegs ist, kann mit Thunderbird Portable seinen kompletten Mailverkehr auf dem USB-Stick mitnehmen und von jedem PC aus aufrufen, ohne das Programm installieren zu müssen.

Mailbird

Wem die Benutzeroberfläche von Outlook zu unübersichtlich ist und wer intuitive Bedienungsoberflächen liebt, sollte sich mit Mailbird beschäftigen. Das Design der Software ist sehr einfach und übersichtlich gehalten, die meisten Nutzer können die Anwendung innerhalb von wenigen Minuten bedienen. Dafür sind manche Funktionen ein wenig versteckt.

Ein weiterer Vorteil: Anwendungen von Drittanbietern wie den Messengern von Facebook, Twitter und WhatsApp, den Aufgabenverwaltern Evernote, Todoist und Wunderlist, aber auch LinkedIn, Google Kalender und Dropbox lassen sich ebenfalls integrieren, sodass man jederzeit den Überblick behält, was sich außerhalb des Mail-Accounts tut.

Allerdings ist in der kostenfreien Lite-Version die Zahl der E-Mail-Konten beschränkt und die Anlagenvorschau deaktiviert. Die Pro-Version kostet jährlich zwölf Euro oder lebenslang einmalig 49 Euro. Mailbird läuft ausschließlich unter Windows.

EM Client

Ebenfalls auf ein schlichtes Äußeres setzt EM Client. Das Programm enthält einen Kalender mit Aufgaben und To-do-Listen, einen Kontakt-Manager sowie eine Echtzeit-Chat-Funktion. Außerdem lassen sich mithilfe der PGP-Verschlüsselungstechnik E-Mails sicherer verschicken.

Allerdings ist die kostenfreie Version auf zwei E-Mail-Konten beschränkt. Die Pro-Version kostet netto 39,95 Euro, bei Lizenzen für mehrere Geräte gibt es Rabatt. Neben der Windows-Version gibt es neuerdings auch eine für den Mac, allerdings noch als Betaversion zu Testzwecken.

SeaMonkey

Ebenfalls aus der Firefox-Software-Schmiede Mozilla stammt diese Outlook-Alternative. SeaMonkey ist nicht nur Mail-Programm, sondern auch Chat und Browser.

Anders als seine beiden Geschwister Firefox und Thunderbird benutzen die verschiedenen Komponenten in SeaMonkey ein und dieselben Programmpakete. Wer das Programm benutzt, spart Speicherplatz auf dem Rechner und erhöht damit dessen Geschwindigkeit im Vergleich zu denjenigen, die Firefox und Thunderbird gemeinsam installieren. Der integrierte Spam-Filter lässt sich nach den eigenen Bedürfnissen trainieren, S/MIME-Verschlüsselung ist ebenfalls an Bord.

Außerdem lassen sich, ähnlich wie bei Thunderbird, zahlreiche Add-ons integrieren. Einziger Nachteil: Weil die Software nicht so weitverbreitet ist wie Firefox und Thunderbird, wird sie nicht ganz so regelmäßig aktualisiert. SeaMonkey ist kostenlos für Windows, Linux und macOS verfügbar.

Opera Mail

Finger weg! Die norwegische Firma Opera Software hat 2013 Opera Mail als Nebenprodukt der Browser-Entwicklung auf den Markt gebracht, mittlerweile aber die Entwicklung eingestellt. Das Programm findet sich zwar noch immer im Netz und wird in einigen (vermeintlich) aktuellen Artikeln beworben, doch die jüngste Version ist knapp drei Jahre alt und weist womöglich Sicherheitslücken auf.

Gmail

Wer beim Datengiganten Google ein E-Mail-Konto einrichtet, erhält nicht nur einen riesigen Speicherplatz für alle E-Mails, sondern auch Gmail als Client zum Download. Das Programm ist sowohl für iOS als auch für Android und Windows erhältlich. Natürlich ist es wie alle Google-Produkte kostenlos, hat aber dennoch seinen Preis: Im Hintergrund übermittelt die Anwendung Nutzerdaten an den Mutterkonzern. Inwiefern dabei auch sensible Daten, wie etwa die Nutzernamen und Passwörter der eingebundenen E-Mail-Kontos oder Absenderadressen von eingegangenen Mails, weitergereicht werden, lässt sich kaum feststellen, und Google hält sich bedeckt. Zudem erlaubt Google Entwicklern den Zugriff auf die E-Mails von Gmail-Usern.

Pimero

Das Programm aus Osnabrück ist ein echter Teamplayer. Kalender, Kontakte, E-Mails – alles drin. Von jedem automatisch synchronisierten Gerät aus lassen sich auch die Termine der Kollegen anzeigen oder gemeinsame Treffen koordinieren. Auch Kontakte, Aufgaben und Notizen können miteinander geteilt werden. Die Vollversion kostet 69 Euro pro Benutzer.
Für Windows-, Android- und iOS-Nutzer gibt es ein eigenes Programm zum Download, Mac-OS-X- und Linux-User können nur über den Webbrowser auf den Dienst zugreifen. Schade ist, dass es nur wenige Optionen zur Verschlüsselung gibt.

Spark

Das Programm für Mac OS X verspricht nicht weniger, als das beste Mail-Programm zu sein. Dank der Smart Inbox sollen sich die Nutzer wieder aufs Wesentliche konzentrieren können: Hier werden nämlich Nachrichten, Newsletter und andere Mitteilungen sortiert und nach Priorität geordnet. Mails lassen sich verspätet versenden, im Team diskutieren und als Wiedervorlagen erstellen. Das Programm ist kostenlos und auch für iOS verfügbar.