Wie Unternehmen von den Ideen der Mitarbeiter profitieren

Mitarbeiter produzieren oft die besten Ideen – wenn man sie nur lässt. Wer ein effektives Ideenmanagement in der Firma betreibt, profitiert nicht selten von Vorschlägen, die das gesamte Unternehmen voran bringen können.

Es ist noch nicht lange her, da standen in manchen Unternehmen des Landes bunte Briefkästen in Fluren, Hallen und Büros. Jeder Mitarbeiter konnte seinen Beitrag auf einen Zettel schreiben und dort einwerfen – oder auch nicht. Es waren Kästen, die im Rahmen des betrieblichen Vorschlagswesens aufgestellt wurden. Mitarbeiter, so hieß es, lieferten durch ihre vielschichtigen Kenntnisse über das Unternehmen wichtige Beiträge, um Arbeitsabläufe, Sicherheitsvorkehrungen oder den nachhaltigeren Umgang mit Ressourcen im Unternehmen zu verbessern. Abgesehen davon fühlten sie sich wertgeschätzt, wenn ihre Ideen gebraucht würden – oder zumindest Gehör fänden. Die Ideen-Briefkästen wurden zwar geleert, systematisch ausgewertet wurde ihr Inhalt selten. Ideen versandeten, wurden halbherzig verfolgt, gerieten in Vergessenheit. Heute gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um ein gut funktionierendes Ideenmanagement im Betrieb aufzubauen.

Auf folgende Aspekte sollte man dabei achten:

1. Rückblick, um nach vorn schauen zu können

Wichtig ist zunächst eine ehrliche Analyse: Wie beteiligen sich Führungskräfte und Mitarbeiter derzeit an der Entwicklung des Unternehmens? Hier werden recht schnell die größten Defizite sichtbar, gerade wenn es bereits so etwas wie ein Ideenmanagement gab. Kam dieses über sein Mauerblümchendasein hinaus? Allein die Tatsache, dass sich das Unternehmen mit neuen Ideen beschäftigt, unterstützt die Unternehmenskultur – und diese wiederum bildet die Basis für ein gemeinsames und systematisches Vorgehen beim Ideenmanagement.

2. Betriebsrat einbeziehen

Falls ein Betriebsrat existiert, muss dieser frühzeitig einbezogen werden, da für das betriebliche Vorschlagswesen ein Mitbestimmungsrecht besteht. Empfehlenswert ist eine Betriebsvereinbarung, in der die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates berücksichtigt werden.

3. Aufgaben verteilen

Damit nicht die gesamte Auswertungs-Verantwortung auf dem Haupt eines Unternehmers lastet, ist es hilfreich, Führungskräfte auf allen Hierarchieebenen in die Pflicht zu nehmen – sind sie eher flach, muss die Zuständigkeit klar sein. Jeder Abteilungsleiter kann so zum Ideenmanager werden und kümmert sich dabei um den Output seiner Mannschaft. Diese reicht ihre Ideen direkt bei ihm ein. Die Führungskraft entscheidet dann über deren Umsetzung und mögliche Prämien.

4. Überzeugte Ideenmanager einsetzen

Es nützt niemandem etwas, wenn die Führungskraft nicht zutiefst davon überzeugt ist, dass Mitarbeiter über große Ideenpotenziale verfügen. Nur wer hinter seiner Mannschaft steht, kann Vorschläge wertschätzen und vermeiden, dass sie still und leise auf dem Abstellgleis landen. Gerade Mitarbeiter, die man frühzeitig in die Entwicklung des Vorschlagswesens einbezieht, leisten wertvolle Unterstützung.

5. Hörbaren Startschuss geben

Auch der Beginn des Ideenmanagements sollte für jeden Mitarbeiter klar sein. Dazu muss die Belegschaft schon vorher umfassend über die Ziele informiert und zum kreativen Input ermuntert worden sein. Gibt es Unternehmensbereiche, in denen dringend Reformen notwendig sind? Haben Mitarbeiter Ideen zum Zeitmanagement bei einem bestimmten Arbeitsablauf? Das Briefing kann auch ganz offen und allgemein gehalten sein, etwa wenn generell Ideen gesucht werden, um den Innovationsprozess einer Firma zu beschleunigen. All das könnte in einer Betriebsversammlung oder einem Gespräch der Führungskräfte mit den Mitarbeitern kommuniziert und auf den Punkt gebracht werden. Sobald alle gebrieft sind, kann es losgehen.

6. Verwalten – ganz ohne Briefkästen

Um sich das Auswerten fein säuberlich gefalteter Zettel zu ersparen, kann man sich einer Vielzahl von Online-Tools bedienen. Teilweise kann man sich diese sogar kostenlos im Internet herunterladen. Die Mitarbeiter müssen darüber informiert werden, auf welchen Kanälen und in welcher Form sie ihre Ideen einreichen können. Wer die Software-Variante wählt, ermöglicht es den Kollegen, auch mal ein Video, Bildmaterial oder Zeichnungen, die am Computer entworfen wurden, in den Online-Kanal zu stellen. Viele Kollegen animiert der virtuelle Zugang weit mehr als ein Stück Papier. Nichts schlägt jedoch das persönliche Gespräch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem.

7. Digitale Helfer wählen

Mit verschiedenen, kostengünstigen Programmen können Unternehmen, die auf mehrere Standorte verteilt sind, in Echtzeit Geistesblitze auf virtuellen Klebenotizen austauschen, Ideen im Chat kommentieren und über Vorschläge abstimmen. Da einige der Webseiten für mobile Endgeräte optimiert sind, können Mitarbeiter auch außerhalb von Meetings spontane Eingebungen digital festhalten. Andere Ideenmanagement-Programme funktionieren wie eine Art Firmen-Facebook, auf dem sich Ideenwettbewerbe starten, Innovationen dokumentieren und Kundenmeinungen in Ideenprozesse eingliedern lassen.

8. Feedback geben

Mitarbeiter, die eine Rückmeldung auf ihre Vorschläge bekommen und dann wissen, was aus ihrer Idee wird, fühlen sich angespornt, auch in Zukunft weiter mitzudenken. Die Integration der Mitarbeiter in Überlegungsprozesse erzeugt Kontinuität – die Kollegen verfolgen ihre Ideen weiter. Selbst, wenn ein Vorschlag abgelehnt wird, kann das einen positiven Effekt haben – solange der Mitarbeiter weiß, warum der Vorschlag abgelehnt wurde. Denn nur so bekommt er eine Chance umzudenken. Auf diese Weise fühlt er sich involviert und identifiziert sich nebenbei immer mehr mit dem Unternehmen.

9. Ideen belohnen

Wertschätzung ist unerlässlich. Wird eine Idee angenommen und umgesetzt, erhält der Mitarbeiter eine Belohnung, eine Prämie, ein Geschenk, einen Gutschein oder Ähnliches. Wichtig ist vor allem, dass der Mitarbeiter weiß, dass er einen Beitrag geleistet hat. Lobende Worte und eine ehrlich gemeinte Wertschätzung sind manchmal mehr wert als jede monetäre Zuwendung.