BEA: Was Unternehmen wissen müssen

Die Digitalisierung der Arbeitswelt bietet Arbeitgeber:innen viele Möglichkeiten, um Zeit und Kosten zu sparen. Auch das Verfahren BEA (= Bescheinigungen elektronisch annehmen), bei dem Arbeitsbescheinigungen ab 2023 rein digital übermittelt werden, erleichtert Unternehmen den Datenaustausch mit der Bundesagentur für Arbeit (BA). Wir geben Antworten auf die für Arbeitgeber:innen zentralen Fragen rund um die verpflichtende elektronische Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen, die ab 1. Januar 2023 gilt.

Welche Bescheinigungen werden über das Verfahren BEA eingereicht?

Arbeitgeber:innen können mit dem BEA-Service

die Arbeitsbescheinigung gem. § 312 SGB III,
die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU-Arbeitsbescheinigung) gem. § 312a SGB III sowie
die Nebeneinkommensbescheinigung gem. § 313 SGB III

digital an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln.

Den BEA-Service gibt es bereits seit 2014. Was ändert sich zum 1. Januar 2023?

Die Abgabe der Bescheinigungen muss nun auf elektronischem Wege erfolgen, eine Abgabe in Papierform ist dann nicht mehr möglich. Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeitswelt ist die Nutzung des digitalen Verfahrens aufgrund des 7. SGB IV Änderungsgesetzes ab dem 01.01.2023 verpflichtend.

In welchen Fällen kommt BEA zur Anwendung?

Ihr Unternehmen muss die Daten für die Arbeitsbescheinigung nur dann übermitteln, wenn die/der Arbeitnehmer:in oder die BA es verlangt. Durch die Übermittlung und Nutzung dieser bereits digitalisierten Daten kann die Bearbeitung des Antrages auf Arbeitslosengeld und somit die Leistungsgewährung schneller erfolgen.

Was passiert mit dem Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer:innen gegen die elektronische Datenübermittlung?

Ab dem 1. Januar 2023 entfallen die Informationspflicht für Arbeitgeber:innen und das bis dahin geltende Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer:innen gegen die elektronische Übermittlung.

Muss ich als Arbeitgeber:in der/dem Arbeitnehmer:in die Bescheinigung aushändigen?

Nein, die Arbeitnehmer:innen erhalten die Bescheinigung von der BA. Dadurch entfallen auch Nachfragen nach dem Verbleib der Arbeitsbescheinigung, weil die Arbeitnehmer:innen direkt eine Kopie von der BA erhalten.

Auf welche Weise kann die elektronische Abgabe erfolgen?

Viele Lohnabrechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion an. Alternativ kann die Anwendung sv.net genutzt werden.

Wie finde ich heraus, ob meine Lohnabrechnungssoftware die zertifizierte, elektronische Übermittlung der Arbeitsbescheinigungen bereits unterstützt?

Nutzen Sie diesen Link zur Unterseite auf gkv-ag.de, wählen Sie bei „Programmtyp“ Entgeltabrechnungsprogramme aus und setzen Sie in der Übersicht der Module einen Haken bei „Elektronische Arbeitsbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit (BEA-Verfahren)“. Schauen Sie nun in der Liste, ob Ihre Software vorkommt.

Was kann ich tun, wenn ich keine Lohnabrechnungssoftware nutze oder meine Software das Verfahren nicht unterstützt?

Sie können die elektronische Ausfüllhilfe sv.net nutzen.
Wenn Sie außerdem dem Hersteller Ihrer Lohnabrechnungssoftware Ihren Bedarf für die Nutzung von BEA rückmelden, kann dieser die Funktion in einer zukünftigen Version integrieren.

Ich möchte für das BEA-Verfahren sv.net nutzen. Brauche ich dafür die kostenpflichtige Comfort-Version?

Die Abgabe der Arbeitsbescheinigungen im Rahmen von BEA ist mit der kostenlosen Standard-Version von sv.net möglich. Eine Übersicht über die weiteren Funktionen von sv.net/standard und sv.net/comfort finden Sie auf dieser Seite im Bereich „Produktbeschreibung“.

Kann ich die Arbeitsbescheinigung weiterhin in Papierform einreichen?

Ab dem 1. Januar 2023 ist ausschließlich die digitale Übermittlung möglich. Dadurch sparen Sie als Arbeitgeber:in Kosten für Erstellung, Druck und Versand sowie Zeit, weil mit weniger Nachfragen durch die BA zu rechnen ist. Für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31.12.2022 beendet wurden, bleibt die Möglichkeit zur Abgabe in Papierform bestehen.

Gilt die Pflicht zur elektronischen Abgabe der Bescheinigungen für alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche?

Ja, die Pflicht gilt für alle Arbeitsverhältnisse, die ab dem 1. Januar 2023 beendet werden. Auch eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen. Für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 31.12.2022 beendet wurden, können die Bescheinigungen in Papierform eingereicht werden. Allerdings wird auch in diesen Fällen die elektronische Übermittlung empfohlen, da sie viele Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis sowie eine geringere Fehleranfälligkeit mit sich bringt.

Was passiert, wenn mir versehentlich inhaltliche Fehler bei der Bescheinigung unterlaufen oder sich nachträglich etwas ändert?

Sie können den Datensatz einfach neu ausfüllen und wieder an die BA schicken. Die/der Arbeitnehmer:in erhält dann eine Änderungsmitteilung.

Wurde BEA im Vorfeld ausreichend getestet?

Das Verfahren wird bereits seit 2014 auf freiwilliger Basis genutzt und wurde seither kontinuierlich weiterentwickelt. Es ist bei Unternehmen in Deutschland mittlerweile gut etabliert.

Ich habe noch offene Fragen – wer hilft mir weiter?

Bei Rückfragen zu Ihrer Lohnabrechnungssoftware kontaktieren Sie bitte den Hersteller. Rückfragen zu sv.net beantwortet der Support von sv.net. Gibt es darüber hinaus Fragen, hilft die BEA-Hotline unter der kostenlosen Rufnummer 0800 4 5555 27 weiter. Informationen gibt es außerdem auf der BEA-Portalseite auf arbeitsagentur.de.