Elektronische Arbeitsmarkt-zulassung: schneller, sicherer und einfacher

Was bisher ein reines Papierthema war, ist jetzt digital: Die elektronische Arbeitsmarktzulassung sorgt für schnelle Prozesse und verkürzt damit den Visumsprozess deutlich. Markus Ferstl, Gesamtprojektleiter der „Elektronischen Arbeitsmarktzulassung“ bei der Bundesagentur für Arbeit, erläutert, was sich alles verbessert.

Eigentlich schwer vorstellbar, aber bisher Realität: Um Visaprozesse ausländischer Arbeits- und Fachkräfte zu beschleunigen, sind die dafür nötigen Vorabzustimmungen der Bundesagentur für Arbeit (BA) mitunter auf wochenlangen Reisen rund um den Globus unterwegs. Die ausländische Arbeits- oder Fachkraft erhält schließlich das Originaldokument per Post und kann vor Ort im Heimatland ein Visum beantragen. Auf langen Reisen geht aber auch mal etwas verloren. Dann muss neu beantragt, wieder zugestimmt und nochmal verschickt werden. Nicht zuletzt solche Umstände tragen bisher dazu bei, dass die Anwerbung aus Drittstaaten mitunter etwas zäh verlief.

Doch damit ist jetzt Schluss, der elektronischen Arbeitsmarktzulassung sei Dank. Der neue Prozess, bei dem BA, das Bundesverwaltungsamt, die Visastellen und Ausländerbehördeneng zusammenarbeiten, schafft für alle Beteiligten eine Menge Vorteile, allen voran eine deutlich schnellere Bearbeitung.

Faktor A hat sich mit Markus Ferstl, dem Gesamtprojektleiter des Projekts „Elektronische Arbeitsmarkzulassung“ bei der BA, über die Neuerungen unterhalten.

Die elektronische Arbeitsmarktzulassung im Überblick

Faktor A (FA): Vorab eine allgemeine Frage für alle unsere Leserinnen und Leser, die bisher mit dem Thema nichts zu tun hatten: Was ist die Arbeitsmarktzulassung? Wie lief sie bisher ab?

Markus Ferstl (MF): Die Arbeitsmarktzulassung ist ein Teil des Visumsprozesses, den Personen aus Drittstaaten durchlaufen müssen, wenn sie in Deutschland arbeiten möchten. Die BA entscheidet über ihre Zulassung zum Arbeitsmarkt. Bevor eine Person ein Visum beantragt, überprüfen wir, ob die Voraussetzungen für eine Beschäftigung in Deutschland überhaupt erfüllt sind. Diese Prüfung beantragt der künftige Arbeitgeber. Wenn alles gut aussieht, erteilen wir eine Vorabzustimmung. Bisher war es so, dass Arbeitgeber diese Vorabzustimmung im Original per Post an die Person schicken mussten, die sie einstellen möchten. Das ist natürlich riskant, da das Original verloren gehen kann. Außerdem kann der postalische Weg in einen Drittstatt im Extremfall mehrere Wochen dauern. Mit der elektronischen Arbeitsmarktzulassung vermeiden wir diese Situation und verbessern den Prozess auch an anderen Stellen.

FA: Was sind die Vorteile des eServices?

MF: Arbeitgeber können die Vorabzustimmung künftig einfach einscannen oder abfotografieren und in Kopie z. B. per E-Mail an die jeweilige Arbeits- oder Fachkraft im Ausland schicken. Und die kann dann mit der digitalen Kopie zur Visumsstelle gehen. Das Original wird nicht mehr gebraucht. Alles geht also viel schneller und einfacher. Außerdem besteht nicht mehr die Gefahr, dass das Original der Vorabzustimmung irgendwo auf dem Postweg zwischen Deutschland und der Visumsstelle im Drittstaat verloren geht. Denn es reicht ja die digitale Kopie, die im Zweifel auch erst vor dem Gang zur Visumsstelle ausgedruckt werden kann.

FA: Wieso ist das jetzt möglich? Was funktioniert jetzt anders als bisher?

MF: Kurz gesagt: Die Behörden arbeiten jetzt bei entscheidenden Punkten noch besser zusammen. Wir übermitteln die Daten, die der Arbeitgeber über unseren neuen eService „Vorabzustimmung“ hinterlegt, ab sofort automatisch an das Ausländerzentralregister. Die gleichen Daten sind auf der Vorabzustimmung vermerkt, die an den Arbeitgeber geht und mit deren Kopie sich die Arbeits- oder Fachkraft dann bei der Visumsstelle meldet. Letztere vergleicht dann die Angaben in der Kopie mit den Eintragungen im Ausländerzentralregister, und das war’s.

FA: Sie haben den eService zur Vorabzustimmung angesprochen: Wie läuft der ab?

MF: Im Grunde ganz einfach. Arbeitgeber können sich über ihren Account im Onlineportal der BA einloggen und dort über den Punkt „Vorabzustimmung“ die nötigen Angaben hinterlegen. Einige Daten, v.a. die zum Unternehmen, sind dann bei der Datenabfrage schon vorbelegt. Der Arbeitgeber muss nur noch die Daten zur Person der Arbeits- oder Fachkraft und zum Beschäftigungsverhältnis eintragen. Sollte er gleich mehrere Personen für dieselbe Tätigkeit einstellen wollen, kann er die Daten zur Beschäftigung für weitere Anträge übernehmen, ohne immer wieder einen neuen Antrag komplett ausfüllen zu müssen.

FA: Wie geht es dann weiter?

MF: Nachdem der Arbeitgeber den Antrag online abgeschickt hat, prüft eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Daten. Übrigens, bisher mussten die Daten aus schriftlichen Formularen heraus erst noch ins System übertragen werden. Das ist nun nicht mehr nötig. Wenn alles korrekt ist, erteilt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Zustimmung. Alle Angaben und die Zustimmung werden dann in der elektronischen Akte des Arbeitgebers übernommen und gehen automatisch ans Ausländerzentralregister. Gleichzeitig wird dem Arbeitgeber die Vorabzustimmung in seinem Online-Account zum Download zur Verfügung gestellt.

FA: Es gibt also gar keine Post mehr?

MF: Fast. Bis einschließlich Juni 2024 verschicken wir die Vorabzustimmung noch per Post an den Arbeitgeber. Ab Juli 2024 steht das Dokument dann nur noch, sofern es der Arbeitgeber wünscht, über das BA-Konto des Arbeitgebers online zur Verfügung. Aber auch bei der postalischen Vorabzustimmung reicht es jetzt schon, dass der Arbeitgeber davon eine Kopie erstellt und z. B. per Mail weiterschickt. Die langen Postwege in den Drittstaat sind Geschichte.

FA: Das alles klingt nach einer großen Erleichterung für Arbeitgeber und ausländische Arbeits- und Fachkräfte, aber auch für die BA sowie Ausländerbehörden und Visastellen. 

MF: Genau so ist es. Die weiteren aktuellen Gesetzesinitiativen unterstützen uns hier maßgeblich, um weitere Schritte in Richtung papierlose und effiziente behördenübergreifende Prozesse gestalten zu können. Deshalb werden wir hier auch nicht stehen bleiben, sondern künftig auch andere Zustimmungen, die zum Ausländerzentralregister gehen, auf diese Weise gestalten.

FA: Herr Ferstl, vielen Dank für das Gespräch.