Mitarbeitern das Lernen erleichtern

In der Produktionshalle Maschinen warten, Datenschutzbestimmungen umsetzen, die Konferenzsoftware bedienen – das erfordert immer neue Techniken, mit denen ein Mitarbeiter klarkommen muss. Paulina Kern von der Haufe Akademie stellt ein System vor, das dabei hilft, sich schnell durch den modernen Arbeitsalltag zu navigieren.

Wie können Chefinnen und Chefs ihre Mitarbeiter unkompliziert auf dem neuesten Stand halten?

Für mich heißt die Lösung Performance-Support-Systeme. Sie erleichtern den Mitarbeitern, mit den Anforderungen des modernen Arbeitsalltags klarzukommen. Diese Systeme sind so etwas wie eine passgenaue Wissensdatenbank, die intelligent in Arbeitsprozessen unterstützt.

Wie funktioniert sie?

Sie funktioniert wie eine Art Google, das auf ein bestimmtes Aufgabengebiet zugeschnitten ist. Im Suchfenster gibt der Mitarbeiter seine Frage ein: Was tue ich, wenn Maschine XY Schrauben mit schiefem Gewinde produziert oder wenn ich kurzfristig eine Projektkalkulation aufsetzen muss? Es können die unterschiedlichsten Fragen sein. Die Branche und das Aufgabengebiet spielen keine Rolle. Der Mitarbeiter erhält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, was bei seiner konkreten Frage zu tun ist. Eventuell kann er noch ein Erklärvideo anklicken. Kommt er gar nicht mehr voran, kann er den Experten kontaktieren.

Wer füttert das System mit Inhalten?

Wir und die Mitarbeiter und Experten im Unternehmen. Jede Firma und Abteilung hat eigene Fragestellungen. Diese werden im Team mit den Fachexperten ausgearbeitet, ebenso die passgenauen Antworten, mögliche Folgefragen und Lösungswege. Wir unterstützen vor allem durch didaktische Beratung. Das Know-how kommt von den Mitarbeitern. Es ist außerordentlich kostbar und erweckt das System überhaupt erst zum Leben. Der User navigiert sich genau in dem Moment, in dem er Hilfe benötigt, durch die Antworten und Optionen und spart sich dadurch die Suche nach Informationsquellen oder nach einem Experten. Das System kann ergänzt werden durch Lernbausteine wie Mustervorlagen, Videos, E-Learning-Kurse und mehr.

Welchen Lerneffekt erzielt das Tool?

Performance Support basiert auf dem Prinzip Learning by Doing und hat einen sehr hohen Lerneffekt. Wir lernen erwiesenermaßen nur zehn Prozent in Seminaren, 20 Prozent im Austausch miteinander und den Löwenanteil – 70 Prozent – durchs Selbstausprobieren.

Warum sind solche Supportsysteme heute so wichtig?

Weil Arbeitsvorgänge immer schneller umgesetzt werden müssen. Heute geht es stärker denn je um Wettbewerbsfähigkeit, da müssen Unternehmen effizienter, effektiver und ressourcenschonender wirtschaften. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem hat und Hilfe braucht, stockt meistens der Arbeitsflow. Wenn er niemanden für seine Fragen findet, zieht sich das Problem endlos in die Länge. Früher wurde beispielsweise der Meister um Rat gebeten, der hatte noch vier weitere Azubis, die zuhörten. Das wars. Der Experte erreichte nur wenige Mitarbeiter mit seiner Expertise. Nebenbei kam er selbst kaum zum Arbeiten. Bei Performance-Support-Systemen erreicht er über Generationen hinweg ganze Abteilungen. Er muss nicht ständig alles wiederholen.

Früher gab es auch schon Archive und Informationsplattformen für Arbeitsvorgänge …

Ja, es hängen immer noch Baupläne und Schaltsysteme an den Wänden der Fabriken – auch eine Art Performance Support –, nur irgendwann reichen die Wände nicht mehr aus. Mit digitalen Lösungen können neue Fragen und Antworten fortlaufend in ein System eingepflegt werden. Mit der Zeit entsteht ein umfassender Pool, der genau auf die jeweiligen Aufgaben und Arbeitsprozesse abgestimmt ist. Und das ist nicht irgendein ungenutztes totes Archiv. Das ist ein Pool mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Vorlagen, Videos, vertiefenden E-Learnings, die intelligent miteinander verknüpft und schnell auffindbar sind. So können Mitarbeiter einfach ins Tun kommen.

Vermeiden solche Systeme nicht den regen Austausch untereinander, der etwa beim agilen Arbeiten gefordert ist?

Nein, im Gegenteil, sie unterstützen agiles Arbeiten! Diese Systeme ersetzen die Kommunikation untereinander ja nicht. Sie dienen nur den Problemen, die ständig auftauchen.

Warum lassen sich die Fragen nicht für sämtliche Firmen standardisieren?

Das geht. Aber nur für Aufgabengebiete, die in vielen Firmen gleich sind, wie zum Beispiel das Bedienen einer Konferenzsoftware oder das Managen von Projekten nach agilen Methoden. Für firmenspezifische Aufgaben und Prozesse ist die Zusammenarbeit mit den Experten im Unternehmen unabdingbar, um einen passgenauen Performance Support zu entwickeln.

Wie Sie Mitarbeiter schnell auf den neuesten Stand bringen