Die ersten 100 Tage sind nicht nur in der Politik bedeutsam: Unternehmen, die die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen ernst nehmen, verschaffen sich Vorteile. Wie gutes Onboarding funktioniert, darüber hat Jonas Rein mit HR-Expertin Sabine Menke im Faktor-A-Podcast gesprochen.
Sebastian Keil: Unser heutiger Gast im Podcast zum Thema Onboarding ist Sabine Menke. Sie ist Director People und Organization bei Facelift. Menke kommt aus der Agenturbranche. In der Kreation gestartet, wechselte sie nach guten 10 Jahren in den Personalbereich. Sie beschäftigt sich mittlerweile seit 15 Jahren mit People-Themen in unterschiedlichen Führungsrollen und bringt unter anderem Erfahrungen als selbständige Trainerin und Coach sowie in der Personalentwicklung mit. Seit Juni 2021 ist Menke für das Tech-Unternehmen Facelift tätig. Sie wurde für das neu aufgestellte Management-Team dort verpflichtet. Zum Wiedersehen kommt es heute mit unserem Podcast Gastgeber Jonas rein. Vor einigen Jahren bewarb er sich erfolgreich bei Sabine Menke. Und Sie werden jetzt Zeuge sein, dass beide nach wie vor miteinander sprechen.
Jonas Rein: Herzlich willkommen im Faktor A Podcast, Sabine!
Sabine Menke: Hallo Jonas!
Jonas Rein: Um die Hörerinnen und Hörer aufzuklären: Wir kennen uns ja bereits und aus diesem Grund duzen wir uns auch. Vielleicht kannst du uns erst mal kurz erklären, was Facelift ist.
Sabine Menke: Facelift hat ein Produkt und das ist ein Social Media Management Tool, also die Facelift Cloud. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit ihre Social Media Kanäle zu orchestrieren und zu planen. Auf unterschiedliche Art und Weise. Und ja, damit ihre Kampagnen zu fahren.
Jonas Rein: Direkt zum Thema. Mal ganz naiv gefragt: Was genau ist eigentlich Onboarding?
Sabine Menke: Onboarding beschreibt die Phase der ersten sechs Monate, wenn ein Mitarbeiter neu im Unternehmen startet.
Jonas Rein: Und welche Phasen gibt es denn im Onboarding?
Sabine Menke: Ja, das Onboarding startet streng genommen schon ab Vertragsunterzeichnung. Also es gibt ja den Recruitingprozess und mit Vertragsunterzeichnung fängt bei uns das Onboarding an. Das ist sozusagen das Pre Boarding vor dem offiziellen Starttermin. Danach kommt mit Tag eins, dann wenn ein Mitarbeitender einsteigt, die Orientierungsphase. Die ersten 100 Tage finde ich sind das grob und danach die Integrationphase. So würde ich die Phasen beschreiben.
Jonas Rein: Was sind denn die wichtigsten Maßnahmen?
Sabine Menke: Die wichtigsten Maßnahmen, finde ich, sind einmal, dass der Start gut gelingt. Wir haben zum Beispiel am ersten Tag eine Welcome-Präsentation, die wir aus der People-Abteilung führen, um die Newies in die ersten Dinge gut einzuführen, um ihnen einmal zu sagen, was ist wo, wer, die wichtigsten Fakten zu Facelift und zu den Kollegen und Kolleginnen. Und dann im nächsten Schritt ist natürlich ganz wichtig, dass die Führungskraft übernimmt und eine Art „Teambonding“, will ich es mal nenen, stattfindet. Und das sind nur die ersten Schritte natürlich, sich erst mal zurechtfinden, orientieren, Rollen- und Erwartungsklärungen finde ich ganz wichtig, damit die Verantwortungen im Aufgabenbereich auch von Anfang an deutlich sind. Verabredungen und Kennenlernen natürlich der wichtigsten Ansprechpartner und -partnerinnen aus den anderen Abteilungen. Also Schnittstellen, Abteilungen, ja, soziale Interaktion, Unternehmenskultur, eigentlich alles, was damit zu tun hat. Wir haben einen einen ganz tollen Prozess im Onboarding. Also einmal ist es die Welcome Präsentation am Anfang, aber wir haben danach einen Abteilungsonboardingprozess, weil es uns ganz wichtig ist, dass neu Einsteigende den Zyklus unseres Unternehmens kennen und dafür durchlaufen sie Onboarding Sessions. Die machen wir auch virtuell. Da wird erklärt, was die einzelnen Departments machen, was ihr Ziel ist, was ihre Aufgabe, wozu sie da sind, mit wem sie zusammenarbeiten, damit sehr schnell ein Verständnis sichergestellt ist, an wen man sich in welchen Fällen wendet. Das komm immer supergut an. Da werden viele Fragen gestellt und was auch total schön ist dabei, dass die Newies untereinander dadurch ein sehr gutes Bonding haben. Wir machen das in der Regel alle zwei Monate, dass diese Sessions dann starten. Und die sind eben dann immer in einer Gruppe gemeinsam in den Sessions und stellen sich auch jedes Mal vor. Und das ist, das ist ein ganz interessanter, interessantes Miteinander, dann mit der Zeit, das ist wirklich ich supergut. Da kriegen wir auch sehr viel, sehr viel gutes Feedback.
Jonas Rein: Gehört auch dieses Buddy System dazu. Ich hatte mal den Fall, dass mir mal ein Kollege vorgestellt worden ist – das ist lange Jahre her, bei einem Arbeitgeber – den habe ich dann kennengelernt, er wurde mir als Buddy vorgestellt und den habe ich da zum ersten und zum letzten Mal gesehen. Das war jetzt quasi so so wie man es nicht machen sollte.
Sabine Menke: Ja, das ist eine gute Frage. Ja, sowas haben wir tatsächlich auch. Die sind in der Regel aus dem Team der jeweiligen Neueinsteiger. Vielleicht einmal, wie der neue Mitarbeitende bei uns auch eingeführt wird: Wir haben schon vor dem Start Screens, also Bildschirme und da zeigen wir schon ein Bild an alle bei uns im Haus. Das wird dann ausgespielt und über unsere Systeme und im Office über Monitore. Und die Person beantwortet, beantwortet noch ein paar Fragen vorab: Funfacts oder was sind Hobbies, Interessen? Das Foto, da bitten wir immer drum, dass möglichst ein privates Foto ist, dass es eben nicht nur Business zeigt. Und dann haben alle schon mal ein Gesicht vor Augen und wissen dann auch, was ist. Und wir haben wir arbeiten mit einem Onboarding-Planner. Der ist von uns aus der People-Abteilung ist er in den Grundlagen vorbereitet worden und die Fachabteilungen integrieren dann noch ihre Dinge. Und da sind eben auch so was wie, dass es einen Buddy geben sollte, der sich auch um das Caring kümmert und auch um die soziale Interaktion und dass der neue oder die neue Mitarbeiterinn gut integriert wird. Aber der Planner wird mit den jeweiligen Ansprechpartnern und auch mit den Aufgaben und was man alles braucht an technischem Setup. Eigentlich haben wir da alles integriert, was wichtig ist zu wissen, im ersten Schritt
Jonas Rein: Was macht Gutes Onboarding aus? Beziehungsweise: Was sind die größten Vorteile für das Unternehmen eines guten Onboarding?
Sabine Menke: Also ich finde, gutes Onboarding ist eine Verbindlichkeit und gleichzeitig auch Offenheit gegenüber jemanden, der neu startet. Weil es kommt da jemand rein, der noch von gar nichts weiß. Ich finde, ich bin ja selbst auch vor sieben Monaten gestartet. Und das ist immer so interessant. Jedes Unternehmen hat ja auch so eine eigene Sprache. Man muss auch als Neueinsteiger da erst mal verstehen, was bedeutet was, was sind übliche Regeln oder wie werden Termine eingestellt? Wie geht man vor? Das sind, glaube ich, auch viel unterschätzte Themen im Onboarding, dass sehr viel am Anfang auf jemanden, der neu einsteigt, auch so kulturell und an anderen Gewohnheiten einwirkt. Und deswegen finde ich diese Verbindlichkeit und Offenheit, Fragenstellen und dass eben die Kolleginnen und Kollegen rundherum sich auch gerne mal kümmern und sich alle eigentlich verantwortlich fühlen, einem da ein gutes Miteinander herzustellen.
Jonas Rein: Ja, klingt total hilfreich, auf jeden Fall. Ich habe das auch oft erlebt, dass ich, wenn ich irgendwo angefangen habe, neu in der ersten Woche völlig überladen war mit den neuen Eindrücken.
Sabine Menke: Ja, und dieses dieses überladen sein, ich glaube, das kennt jede, jeder von uns. Vielleicht ist es auch so ein bisschen, denke ich gerade, Gelassenheit für ein wirksames Ankommen. Die, die man auch braucht, weil manchmal manchmal ist der Druck dann groß, jeder hat ja Kündigungsfristen, bevor man einsteigt im neuen Unternehmen. Und dann wartet natürlich das neue Unternehmen auch schon sehnsüchtig. Das Team freut sich. Oh, toll. Und das kann ja jetzt schnell losgehen. Na ja, und ich glaube, es ist auch ganz gut, mit so ein bisschen Gelassenheit ranzugehen, damit genau das, was du sagst, damit eben diese Erschlagenheit nicht eintritt und man auch genügend Zeit dafür bekommt, sich zu orientieren.
Jonas Rein: Und welche Fehler sollten beim Onboarding unbedingt vermieden werden?
Sabine Menke: Ich glaube: Nicht kümmern oder komplett alleine lassen. Also kein Kontakt zu dem oder der Neueinsteigerin. Das glaube ich, das wäre ganz schlimm. Im Moment haben wir ja noch die besondere Herausforderung, dass sehr viel remote gearbeitet wird und dadurch auch nicht alle stetig an einem Ort sind. Und das ist aus meiner Sicht für jemanden, der neu anfängt, noch sehr viel schwieriger, da eine gute Beziehungsebene zu den anderen Teammitgliedern auch herzustellen und die anderen Mitarbeitenden gut kennenzulernen. Deswegen also ruhig mal öfter fragen, wie es geht und läuft. Das wären meine Empfehlungen. Auch ein Fehler wäre es, kein Feedback geben, also keine Einordnung zu Dingen, die vielleicht dann auch am Anfang ein bisschen ruckelig laufen. Ja, ich glaube, es ist ganz wichtig, dass viel für das Wohlbefinden gesorgt wird. Neben dem ich nenne es mal aufgleisen auf die ganzen fachlichen Themen. Das Wohlfühlen und Ankommen glaube ich, ist sehr wichtig zu beachten.
Jonas Rein: Wie funktioniert eigentlich Onboarding während einer Pandemie? Was ändert sich da am Prozess?
Sabine Menke: Der Planner ist unheimlich hilfreich. Das haben wir in Präsenz genauso wie wie im Remote, weil das ein eigenständiges Onboarding sichert. Da können wir vorher gut planen, was alles noch näher kommuniziert werden muss. Und ich glaube, Kommunikation ist ein ganz wichtiger Punkt während der Pandemiephase. Wir versuchen schon den ersten Tag, also diese Welcome Präsentationen, die wir machen, wir versuchen sie in Präsenz zu starten. Das geht natürlich auch nur mit allen Hygieneregeln, aber wir mussten sie auch schon in remote machen. Die Distanz ist dann natürlich sehr viel größer und wir versuchen da mehr in Kontakt zu sein. Noch mehr, kleinere, kürzere Coffeebreaks, virtuelle Treffen, noch mehr kommunizieren: Was läuft gut, was ist vielleicht auch nicht so gut gelaufen, vielleicht sogar kleine Daily Standups. DA organisieren sich die Teams selbst. Aber wir versuchen peopleseitig, also aus der Personalabteilung, versuchen wir schon da, einfach auch mehr sicherzustellen, dass es auch läuft. Wir sind dann im Austausch mit den Führungskräften dazu.
Jonas Rein: Inwieweit unterscheidet sich denn das Onboarding einer neuen Führungskraft im Gegensatz zum Onboarding des neuen, sagen wir mal IT-Praktikanten?
Sabine Menke: Beim Start erst mal nicht. Also unterscheiden wir gar nicht. Wir heißen sie alle gemeinsam willkommen. Sie bekommen sozusagen das Gleiche Setup. Wir übergeben sie dann an die Abteilung. Wir haben dann im nächsten Schritt noch mal eine Art Führungskräfte-Onboarding. Das ist dann zum einen, was mir immer wichtig ist, zu unterscheiden: Was tun wir peopleabteilungsseitig und was tut der Fachbereich selbst. Und wir aus der Abteilung, wir boarden dann noch mal auf zu den Tools. Also alles was mit so Freigaben zu tun hat, Urlaubsfreigabe, Abrechnung, alles was Führung betrifft, so zum Thema Leadership. Wie ist unser Umgang grundsätzlich? Da informieren wir, da klären wir auf und da unterstützen wir, und stellen uns von Anfang an als Ansprechpartner der Führungskräfte da. Genau: Was sind so die Spielregeln, die Kommunikationskanäle und sowas. Gibt es einfach noch ein paar andere Dinge zu beachten? Dafür werden sie noch mal separat über Meetings, Treffen oder virtuelle Meetings angefordert.
Jonas Rein: Facelift hat Standorte in Hamburg, London, Paris und sogar Dubai. Unterscheidet sich da der Onboarding-Prozess oder gibt es ein länderübergreifendes System?
Sabine Menke: Nein, es ist standortbezogen. Paris macht das auch noch mal separat. Da gucken wir sehr, dass das für die Wahl an dem Standort gut passt. Die Logik, die haben wir natürlich überall. Das haben wir einheitlich. Und auch, dass wir die Newies über die Bildschirme vorstellen und dass sie überall bei uns in den Systemen laufen. Das bleibt. Aber die Standorte machen das selbst.
Jonas Rein: Ab welchem Zeitpunkt gilt der Onboarding Prozess eigentlich als abgeschlossen?
Sabine Menke: Ja, das ist auch eine sehr interessante Frage. So wie es uns ja auch wichtig ist, schon vor der Vertragsunterzeichnung, dass das Onboarding startet. Offiziell ist es aus meiner Sicht beendet, wenn der oder die Mitarbeiterin offiziell übernommen wird, also aus der Probezeit. Wir machen das so, dass wir auch Feedback-Gespräche eingebaut haben. Einmal zwischen Führungskraft und Mitarbeitende ungefähr nach 100 Tagen. Und dann findet noch mal ein Gespräch statt, ungefähr nach fünf Monaten. Und danach wird sozusagen die offizielle Übernahme eingeleitet. Das machen wir noch mal mit einem extra Dokument, dass man auf eine Art Wertschätzung bekommt, dass jemand tatsächlich auch übernommen wird. Aber so richtig abgeschlossen finde ich, ist es dann, nach der Probezeit.
Jonas Rein: Wird der Erfolg des eigenen Onboarding-Systems gemessen, um gegebenenfalls zu optimieren?
Sabine Menke: Nein, aber das finde ich einen interessanten, spannenden Impuls. Nein, wird bei uns jetzt im Moment nicht gemessen. Aber stelle ich mir ganz spannend vor.
Jonas Rein: Kommen wir nun zu unserer Rubrik „Die berühmten letzten Worte“. Das funktioniert wie folgt: Ich starte einen Satz, den du beendest, Sabine. Soweit alles klar?
Sabine Menke: Ja.
Jonas Rein: Perfekt. Dann geht es jetzt los. Wenn ich mal ein Motivationsloch habe, dann hilft es mir…
Sabine Menke: auf jeden Fall einen Kaffee zu trinken oder vielleicht sogar rauszugehen und spazieren zu gehen, mich mit jemandem zu unterhalten. Einfach ein bisschen Abstand gewinnen, um dann wieder einen klaren Kopf zu haben und neu zu starten.
Jonas Rein: An meinen Job mag ich am meisten,
Sabine Menke: andere in ihren Rollen zu stärken. Das ist mein größter Antreiber. Andere in ihren Rollen zu stärken, daraus ziehe ich total meine Energie.
Jonas Rein: Zuletzt beeindruckt hat mich
Sabine Menke: mich beeindruckt tatsächlich die enorme Flexibilität, das Engagement unserer Mitarbeitenden während dieser ganzen Coronaphase. Also alle die, die sehr viel zu wuppen haben in unterschiedlichen Familienmodellen. Das finde ich ich jetzt im Moment sehr besonders, gerade in unserer Personalerrolle, das beeindruckt mich.
Jonas Rein: Sabine Herzlichen Dank für das Gespräch.
Sabine Menke: Ja, vielen Dank auch dir, Jonas. Hat mir sehr viel Spaß gemacht.
Jonas Rein: Ebenso, liebe Hörerinnen und Hörer, vielen Dank fürs Zuhören. Falls Sie uns Feedback zum Podcast geben möchten oder sogar Themenvorschläge haben, können Sie uns einen Kommentar auf unserer Facebook-Seite hinterlassen oder uns eine E-Mail schreiben an redaktion@faktor-a.info. Den nächsten Faktor Podcast gibt’s im Februar. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine gute Zeit. Bleiben Sie gesund.
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