26.11.2024 - Matthias Haft -5 MinutenRichtig führen
Was ist alles nötig, um einen soliden Urlaubsplan aufzustellen? Wieso ist Transparenz hier Gold wert und wieso macht es keinen guten Eindruck, wenn Führungskräfte aus dem Urlaub anrufen? Faktor A hat zehn Tipps zusammengestellt, mit denen Sie als Führungskraft die Urlaubsplanungen in Ihrem Team auf sichere Beine stellen können.
Weihnachtszeit ist Urlaubszeit. Betriebe fahren die Kapazitäten runter, ganze Teams verabschieden sich in den Urlaub oder reichen sich die Klinke in die Hand. Damit auch gleichzeitige Urlaube von mehreren Teammitgliedern funktionieren, ist einiges an Planung und Absprache erforderlich. Und so ist ein Urlaubsplan erst dann gut, wenn er den Weiterbetrieb im Unternehmen sichert, den Urlaubenden Erholung ermöglicht und das verbliebene Team nicht überlastet. Alle drei Anforderungen sollten erfüllt sein, damit Urlaub im Team nicht zu Problemen führt.
Stress durch Urlaub
Es mag paradox klingen, aber: Urlaub kann zu Stress führen. Die Krankenkasse BKK Pronova hat in einer 2024 durchgeführten Befragung von Arbeitnehmenden festgestellt, dass diese mehrheitlich vor und nach dem Urlaub besonderen beruflichen Belastungen ausgesetzt sind. Sechs von zehn Befragten fühlten sich vor dem Urlaub eher stark und sehr stark belastet. Zu einer ähnlichen Einschätzung kommen die Befragten für die Zeit direkt nach dem Urlaub. Auch hier fühlten sich sechs von zehn Personen belastet. Ganz konkret leisteten die Befragten vor dem Urlaub im Durchschnitt fast acht Stunden Mehrarbeit – aufgrund des bevorstehenden Urlaubs. Und auch bei der Mehrarbeit nach dem Urlaub fielen durchschnittlich acht Stunden an. Zwei Drittel der Befragten sind gedanklich während ihres Urlaubs bei der Arbeit. Erholung klingt anders.
Damit Ihre Teammitglieder entspannt durch die Urlaubszeit kommen, hat Faktor A Ihnen zehn Tipps für eine gute Urlaubsplanung zusammengestellt.
Tipp 1: Planen Sie rechtzeitig
Stress, Druck und Hektik lassen sich oft schon mit einfacher Vorplanung vermeiden oder zumindest verringern. Das mag nach einer simplen Binsenweisheit klingen, ist aber deshalb nicht weniger wahr. Wie alle betrieblichen Abläufe sollte auch der Urlaub richtig geplant werden. So führen Abwesenheiten nicht dazu, dass wichtige Aufgaben liegen bleiben oder umgekehrt die arbeitenden Kolleginnen und Kollegen in der Masse zusätzlicher To Dos untergehen.
Wichtig ist, dass die Planungen rechtzeitig stattfinden. Das gilt vor allem für die typischen Urlaubszeiträume zu Ostern, Weihnachten und den Sommerferien, in denen viele Mitarbeitende auch mal zwei und mehr Wochen im Urlaub sind. Gerade der Jahresanfang bietet sich sehr gut für die Urlaubsplanungen an. Erinnern Sie Ihre Teamkolleginnen und Teamkollegen also frühzeitig daran, ihre Planungen zu machen.
Tipp 2: Planen Sie gemeinsam
Oder noch besser: Planen Sie Ihre Abwesenheiten doch gleich gemeinsam! In einer gemeinsamen Besprechung zu Beginn des Jahres lassen sich die verschiedenen Wünsche im Team am besten koordinieren. Damit das auch reibungslos klappt, sollten Sie Ihrem Team Vorbereitungszeit geben. So können sich alle zum Beispiel mit ihrer Familie absprechen, die Zeiten der Schulferien in Erfahrung bringen und andere Termine in die Abstimmung mitbringen.
Tipp 3: Denken Sie frühzeitig an die Ressourcen
In einem solchen Termin sollten auch gleich erste Planungen zu den verfügbaren Ressourcen stattfinden. Denn Sinn und Zweck früher Urlaubsabsprachen ist, dass personelle Engpässe auf ein Minimum reduziert werden, insbesondere wenn wichtige Projekte anstehen. Das gilt vor allem für die Zeiten des Jahres, in denen erfahrungsgemäß viel los ist. Viele Betriebe haben so etwas wie einen typischen Saisonverlauf mit Auftragsspitzen und eher ruhigen Zeiten. Wenn traditionell die Auftragsbücher in den Sommermonaten etwas leerer sind, spricht nichts dagegen, in diese Zeit die Jahresurlaube vieler Kolleginnen und Kollegen zu legen. Die verbliebenen Kräfte können das Arbeitsvolumen in dieser Zeit sicher besser stemmen, als das zum Beispiel im brummenden Frühjahrsgeschäft der Fall wäre.
Tipp 4: Priorisieren Sie
Natürlich hat nicht jedes Unternehmen eine solche offensichtliche Nebensaison. Viele Betriebe können sich stattdessen über ganzjährig gut gefüllte Auftragsbücher freuen. Spätestens dann ist es wichtig, Aufgaben zu priorisieren. Denn Abwesenheiten bedeuten immer, dass Aufgaben plötzlich auf weniger Schultern verteilt werden müssen. Damit Urlaube nicht zu Überstunden bei den verbliebenen Kolleginnen und Kollegen führen, sollten Sie eine Priorisierung für alle Aufgaben vornehmen. Vielleicht ergibt eine solche Priorisierung, dass ein Teammitglied seine üblichen Aufgaben während der Vertretung hintenanstellen kann. Vielleicht müssen manche Aufgaben aber auch gar nicht vertreten werden, weil sie zum Beispiel erst viel später im Jahr fertiggestellt werden müssen. Sorgen Sie für Klarheit!
Tipp 5: Schaffen Sie Transparenz
Was im Normalbetrieb hilft, nützt auch in der Urlaubszeit: Transparenz ermöglicht es Teammitgliedern, sich jederzeit über Projektstände zu informieren, auch wenn sie mit den Projekten bisher nichts zu tun hatten. Was ansonsten vielleicht lediglich ein wünschenswerter Blick über den Tellerrand ist, kann in Zeiten von Urlaubsabwesenheiten absolut notwendig werden. Dann müssen sich Teammitglieder plötzlich Wissen zu ihnen unbekannten Projekten aneignen. Da hilft es, wenn alle Teammitglieder wissen, wo sie relevante Informationen zu einem Thema finden können.
Im besten Fall arbeiten Sie und Ihr Team auch abseits von Urlauben so transparent wie möglich. Das beginnt bei nachvollziehbaren Ordnerstrukturen für Ihre gemeinsame Ablage und der proaktiven Ankündigung wichtiger Projekttermine. Aber auch Informationen zu Projektständen, Ansprechpersonen und darüber, was bisher gemacht wurde, sollten geteilt werden. Projektmanagement-Tools wie Jira, Asana, Trello oder Slack können dabei helfen, solche Informationen zu bündeln und die nötigen Arbeiten zu organisieren. Eine gute Dokumentation ähnlicher Projekte aus der Vergangenheit ist ebenfalls hilfreich.
Tipp 6: Rechnen Sie mit Überraschungen
Nur weil Urlaubssaison ist, bleiben Menschen natürlich nicht immer gesund. Wenn ein Team bereits durch Urlaubsabwesenheiten verkleinert ist, können plötzliche Krankheitsausfälle schnell dafür sorgen, dass es nicht mehr arbeitsfähig ist. Daher ist es sinnvoll, besonders wichtige Funktionen lieber doppelt abzusichern. Neben der vorgesehenen Vertretung braucht es also eine Absicherung, d. h. eine Person, die im Krankheitsfall einspringen kann.
Das bedarf natürlich zusätzlicher Planung und macht die Verteilung der Ressourcen nicht einfacher. Für den Back-Up-Fall sollten Priorisierungen innerhalb des Teams noch stärker erfolgen, da in diesem Fall alles auf noch weniger Schultern verteilt werden kann.
Tipp 7: Ermöglichen Sie einen sorglosen Abschied in den Urlaub
Ein guter Vertretungsplan ist die Grundlage für einen entspannten Urlaub. Teammitglieder wissen dadurch, an wen sie Aufgaben übergeben müssen und von wem sie welche erhalten. Damit können auch Übergaben bestmöglich gestaltet werden. Die Beteiligten können sich darüber austauschen, wie ihr Kenntnisstand bei einem Thema ist und das in die Erstellung der Übergabedokumente einfließen lassen.
Je besser Übergaben gestaltet werden, desto sorgloser können Mitarbeitende in ihren verdienten Urlaub starten. Sie wissen, dass ihre wichtigen Themen nicht liegen bleiben werden und sich während ihrer Abwesenheit zu einem neuen Aufgabenberg auftürmen.
Tipp 8: Ermöglichen Sie Erholung
Urlaub soll der Erholung dienen. Im Bundesurlaubsgesetz ist daher sogar untersagt, eine „dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit“ zu leisten. Führungskräfte, aber auch andere im Team sollten daher darauf verzichten, Kolleginnen und Kollegen im Urlaub zu kontaktieren. Selbst wenn es sich vermeintlich nur um einen kurzen Anruf handelt, kann dieser die Erholung im Urlaub nachhaltig schädigen. Ein Anruf kann größere Probleme am Arbeitsplatz signalisieren. Und plötzlich weichen die unbeschwerten Gedanken an die nächste Pizza oder den Nachmittag im Wellness-Bereich den Sorgen um das laufende Projekt. Dann ist der Urlaub ist dahin.
Tipp 9: Ermöglichen Sie ein stressfreies Ankommen
Gerade nach längerer Abwesenheit kann es vorkommen, dass das Comeback am Arbeitsplatz hektischer ausfällt, als einem lieb ist: Gleich am Montagmorgen startet der Meeting-Marathon und das E-Mail-Postfach quillt über. Wenn Ihre Teammitglieder so in die erste Arbeitswoche starten müssen, ist der Erholungseffekt schnell vorbei und die Sehnsucht nach dem nächsten Urlaub gleich wieder da.
Sensibilisieren Sie Ihr Team für diese negativen Effekte und dafür, welchen Beitrag man leisten kann, um den Stress der ersten Tage nach dem Urlaub zu minimieren. Muss denn die Kollegin während ihres Urlaubs wirklich bei jeder E-Mail in CC gesetzt werden? Oder braucht es den Kollegen, der frisch aus dem Urlaub zurück ist, zwingend an seinem ersten Tag in jedem Meeting? Was halten Sie zum Beispiel von einer „Kein-CC-Policy“ während des Urlaubs? Oder wie wäre es, wenn der erste Tag nach dem Urlaub für Rückkehrende generell terminfrei wäre? In dem Fall könnte der Tag sogar entspannt für eine ausführliche Rückübergabe der Vertretungsthemen genutzt werden.
Tipp 10: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran
Die beste Urlaubsplanung nützt nichts, wenn sie nicht zugleich für Sie als Führungskraft gilt. Auch für Ihre Aufgaben sollte bei Abwesenheit gesorgt sein. Niemandem ist geholfen, wenn Ihre Anfragen ansonsten plötzlich bei Ihrem Team landen, das nicht weiterhelfen kann. Oder dieses sich so sehr reinhängen muss, dass seine eigenen To Dos liegen bleiben.
Und zuletzt sollte auch für Sie selbst gelten: Urlaub ist Urlaub. E-Mails oder Anrufe von Führungskräften aus dem Urlaub belasten das Team, zeugen von fehlendem Vertrauen, schlechter Planung oder beidem. Zudem erzeugen Sie Druck, indem Sie eine Erwartungshaltung anderen Urlaubenden gegenüber implizieren. Also besser Finger weg vom Diensthandy!