Kostenlose Projektmanagement-Software im Test

Mehr als nur Flurfunk: Gelungene interne Kommunikation im digitalen Zeitalter bedeutet auch, die richtigen Tools zu verwenden, gerade bei der „Social Collaboration“. Gemeint ist damit die Zusammenarbeit von Menschen in Teams und Gruppen übers Internet und elektronische Medien.

Mit Tools wie Slack, Yammer oder Asana werden den Mitarbeitern firmeninternes Wissen und Vorgänge transparenter gemacht. Es geht nicht darum, sich sofort an jeder Chat-Diskussion zu beteiligen oder ständig intelligente Beiträge zu posten. Vielmehr ermöglichen die Tools einen Überblick über laufende Projekte und das, was gerade das große Thema in der Firma ist.

Wer das weiß, kann von den neuen Kommunikationsmitteln nur profitieren, sich gezielt an für ihn relevanten Diskussionen beteiligen oder Ideen einbringen. Die Faktor-A-Redaktion hat vier wichtige Tools getestet.

  Slack: Büro-Messenger mit nützlichen Funktionen

Wie funktioniert es?

Das Programm funktioniert wie eine Art Messenger oder Chatroom fürs Büro: Hat man es auf dem Rechner oder Smartphone installiert, lassen sich Kanäle für Themen und Gruppen anlegen. So bekommt jeder im Team nur die Infos, die er auch bekommen will.

Was taugt es?

Viel. Das gezielte Erhalten von Infos, die für einen selbst relevant sind, klappt angenehm nutzerfreundlich. Das Einbinden anderer Office-Dienste, wie etwa die Datenverwaltung Dropbox, verschnellert den Workflow ungemein, da man viel weniger zwischen den Anwendungen hin und her wechseln muss. Fazit: Hat das Zeug, die Arbeitswelt zu revolutionieren.

Wie viel kostet es?

Die einfachste Version von Slack ist unabhängig von der Zahl der User kostenlos, je mehr Programme und Sonderfunktionen man nutzen will, desto teurer wird es. Maximal kostet es zurzeit rund elf Euro pro Nutzer und Monat.

slack.com

Wie funktioniert es?

Hier geht es hauptsächlich um das Organisieren von Aufgaben unterschiedlicher Mitarbeiter. Es ist ein Projektmanagement-Tool, bei dem kein Vorgang untergehen und jeder wissen soll, was zu tun ist. Das Projekt wird digital angelegt, es beinhaltet Aufgaben, die von den Nutzern jeweils kommentiert, verglichen und verknüpft werden können, sowie einen Status über den aktuellen Stand der Arbeit. Das Programm kann von zwei bis theoretisch Tausenden Kollegen eingesetzt werden.

Was taugt es?

Zunächst einmal ist es schön und übersichtlich gegliedert: Links werden aktuelle Projekte angezeigt, in der mittleren Spalte sieht man die damit zusammenhängenden Aufgaben, rechts Detailinformationen wie Notizen, Links, Tags oder Kommentare. Asana setzt stark auf Listen. Und die können sehr feingliedrig aufgebaut sein. Manche mag das ein wenig an akademische Randnotizen erinnern, aber so kann man auch große Mengen an Infos noch recht sauber strukturieren. Ziemlich gut: Einzelne Projektziele kann man als Checkliste festlegen und nach Datum anordnen.

Wie viel kostet es?

Für bis zu fünf unterschiedliche Projekte mit bis zu 15 Teilnehmern gar nichts. Sonderfunktionen werden abhängig von der Größe des Teams bezahlt, rund 18 Euro pro Monat für fünf Mitarbeiter.

asana.com

Wie funktioniert es?

Eine Art digitale To-do-Liste und Aufgabenverteilung für anstehende Projekte. Jeder Kollege legt Listen mit Unterpunkten an: „Zu tun“, „Schon erledigt“, „Nicht vergessen“. Dahinter schreibt man jeweils den Status oder ergänzt Dateien anderer Programme. Über Änderungen werden Teammitglieder informiert, sobald sie sich einloggen.

Was taugt es?

Ein bisschen erinnert es an Pinterest: optisch präsentiert als eine Art Tafel mit Post-its. Die Bildfläche ist damit übersichtlich und nicht so überfrachtet mit Infos. Ein bisschen fühlt man sich wie vor dem eigenen Kühlschrank, an dem To-do-Zettel kleben, die einen an etwas erinnern sollen. So etwas verspielt Visuelles fehlt vielen anderen Anwendungen.

Wie viel kostet es?

Trello ist kostenlos, für Sonderfunktionen (etwa größere Dateianhänge) müssen fünf Dollar pro Mitarbeiter und Monat bezahlt werden.

• trello.com

Wie funktioniert es?

Die erste eigene Office-Anwendung des weltgrößten sozialen Netzwerks. Das Programm funktioniert wie Facebook, aber der Zugang zu einzelnen Gruppen wird auf die jeweiligen Kollegen beschränkt. Auch der Newsfeed mit den neuesten Meldungen über den Stand aktueller Projekte sieht wie beim privat genutzten Facebook aus, ebenso die Chat- und Nachrichtenfunktionen. Auch hier sollen Mitarbeiter einfacher und schneller an gemeinsamen Projekten arbeiten können.

Was taugt es?

Nicht übel. Aber vor allem lässt es sich im Betrieb schnell einführen. Viele nutzen Facebook ohnehin, ihnen ist der Dienst also vertraut. Absoluter Nachteil: In puncto Datenschutz ist die Office-Variante genauso umstritten wie der Dienst für die Privatnutzung. Zumindest größeren Firmen ist der Einsatz daher nicht zu empfehlen.

Wie viel kostet es?

Noch ist das Angebot unabhängig von der Mitarbeiterzahl kostenlos.

workplace.fb.com